Электронный документооборот с торговыми площадками позволяет поставщикам за несколько секунд или 1–2 дня получать УПД, акты и счета-фактуры за услуги ЭТП. Это ускоряет вычет НДС, помогает правильно учитывать расходы по налогу на прибыль и снижает риск подачи уточненной отчетности.
Чем ЭДО с ЭТП отличается от актирования в ЕИС
В закупках используются два разных направления электронного документооборота:
- Электронное актирование в ЕИС. Обязательное по 44-ФЗ оформление приемки товаров, работ или услуг между поставщиком и государственным заказчиком. Документы формируются и подписываются в Единой информационной системе.
- ЭДО с операторами ЭТП. Обмен УПД, актами и счетами-фактурами за услуги торговой площадки, включая комиссии, плату за участие или победу в тендере, подписки и дополнительные сервисы.
После аккредитации участника у организации и ЭТП возникают договорные отношения. Площадка оказывает платные услуги и направляет закрывающие документы по своему регламенту. В частности, плата за победу может взиматься при закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Что дает поставщику электронный документооборот
Бумажные документы могут идти неделями, а некоторые площадки направляют бесплатные электронные акты только через 90 дней после окончания периода. Подключение ЭДО с торговыми площадками дает следующие преимущества:
- своевременный учет НДС и расходов – документы поступают за несколько секунд или 1–2 дня, что помогает вовремя заявить вычет и сформировать базу по налогу на прибыль;
- юридическую значимость – документы подписываются квалифицированной электронной подписью по 63-ФЗ, равнозначны бумажным оригиналам и принимаются ФНС и судами;
- снижение затрат – не требуются печать, почтовая отправка и курьерская доставка;
- защиту от потери документов – счета, акты и счета-фактуры хранятся в электронном архиве;
- выполнение требований ЭТП – некоторые площадки, включая ЭТП Газпромбанка, отказываются от бумажного обмена, а неподключенным участникам предлагают лично получать оригиналы в отдельных офисах.
Как поставщик получает документы от площадки
Закрывающий пакет формируется после оказания и оплаты услуг ЭТП. Процесс включает три этапа:
- Поставщик проходит аккредитацию и участвует в закупке на ЭТП.
- Площадка списывает комиссию, стоимость тарифа или другую плату и формирует УПД, акт либо счет-фактуру.
- Документы поступают в сервис ЭДО поставщика.
Возможности сервиса ЭДО с ЭТП
Контур.Диадок ЭДО с ЭТП обеспечивает работу бухгалтерии и тендерного отдела с закрывающими документами торговых площадок. Пользователям доступны:
- поиск документов с помощью фильтров;
- настройка сценариев согласования и подписания, при которых тендерный специалист принимает документ, а главный бухгалтер подписывает его КЭП;
- работа со смартфона или планшета;
- доступ к архиву 24/7 и бессрочное хранение файлов в трех экземплярах на защищенных серверах в России;
- выгрузка в 1С, сокращающая ручной ввод и риск ошибок в ИНН или суммах;
- круглосуточная бесплатная поддержка, обучение и инструкции по работе в сервисе.
СКБ Контур является доверенным оператором ЭДО и аккредитованным удостоверяющим центром.
Какие торговые площадки поддерживаются
Электронный документооборот доступен с популярными государственными и коммерческими ЭТП:
- РТС-тендер;
- Фабрикант;
- ЭТП РАД;
- ООО ЭТП ГПБ;
- ТЭК-Торг;
- ZakazRF;
- B2B-Center;
- ЕАТ РФ;
- Аукционы Федерации;
- ООО «Бидзаар»;
- Сбербанк-АСТ;
- АСТ ГОЗ.
Что входит в тарифы и как подключиться
Тариф выбирают для конкретной площадки, группы ЭТП или комплексного обслуживания. В состав предложения входят:
- один год безлимитного документооборота с выбранной площадкой или группой площадок;
- настройка веб-версии и обучение сотрудников;
- круглосуточная техническая поддержка.
Для подключения потребуется КЭП, оформленная на руководителя компании или уполномоченного сотрудника. Если документы подписывает не руководитель, а представитель организации, потребуется оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). Затем организация проходит следующие шаги:
- Оставляет заявку на подключение к сервису.
- Выбирает тариф с помощью менеджера и настраивает доступ.
- Получает закрывающие документы через Контур.Диадок ЭДО с ЭТП и продолжает участвовать в тендерах.