Документооборот и статусы документов

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документов в электронном виде, без использования бумажных носителей. Это позволяет ускорить и упростить обмен документами между компаниями, государственными органами и другими участниками, а также сократить затраты на хранение и обработку документов. Основные преимущества электронного документооборота:

  • Сокращение трудозатрат на работу с документами;
  • Сокращение числа ошибок и трудозатрат на их исправление;
  • Создание единых правил хранения электронных документов и подтверждение их юридической значимости;
  • Стандартизация электронного документооборота между хозяйствующими субъектами;
  • Создание условий для взаимодействия с контролирующими органами и органами исполнительной власти;
  • Организация и развитие международного обмена документами.

Документооборот в Диадоке включает в себя создание, отправку, получение, подписание, согласование и архивирование различных видов документов, таких как счета-фактуры, акты выполненных работ, договоры и другие.

Обмен УПД

Обмен универсальными передаточными документами (УПД) в Диадоке представляет собой важный процесс, требующий соблюдения установленных форматов и порядков. 

 Обратите внимание: с 1 июля 2017 года утратил силу приказ ФНС № 93, утвердивший формат электронных счетов-фактур, поэтому теперь электронные счета-фактуры выставляются в утвержденном формате 820 приказа. Это требование основано на статье 169 НК РФ.

Работа с УПД в Диадоке включает следующие этапы:

  1. Получение УПД от организации-отправителя.
  2. Перевод счета-фактуры в новый формат до отправки.
  3. Просмотр печатной формы УПД для выявления ошибок и запроса уточнений.
  4. Создание универсального корректировочного документа (УКД).
  5. Формирование и отправка УПД.
  6. Отправка исправления УПД.
  7. Согласование.
  8. Аннулирование.
  9. Сохранение.
  10. Печать.
  11. Удаление.

Состояние документооборота УПД отслеживается с помощью статусов, а после завершения процесса обработки УПД, содержащего информацию о товарах, подлежащих обязательной маркировке, такой УПД передается в ГИС Мониторинга.

Обмен счетами-фактурами

Обмен электронными счетами-фактурами в Диадоке осуществляется в соответствии с российским законодательством и регламентируется рядом приказов и положений. Для того чтобы счета-фактуры имели юридическую силу и могли быть приняты к учету, необходимо заполнить и отправить заявление об участии в электронном документообороте (ЭДО) счетов-фактур.

l

Важно: обмен электронными счетами-фактурами регламентирован Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н, Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820, Приказом Минфина РФ от 05.02.2021 № 14Н.

При получении счета-фактуры в Диадоке необходимо подписать извещение о получении. При использовании сертификата Диадок автоматически формирует и подписывает извещения, но для этого требуется ввод пин-кода. В случае большого количества извещений ввод пин-кода может потребоваться несколько раз.
Есть возможность отключить автоматическое подписание извещений о получении через веб-интерфейс. В этом случае подписание извещения можно выполнить только через интеграционное решение.

Для продавца и покупателя документооборот выглядит следующим образом.

Продавец:

  1. Отправляет счет-фактуру покупателю.
  2. Получает подтверждение о дате поступления счета-фактуры.
  3. Получает извещение о получении счета-фактуры от покупателя.
  4. Получает подтверждение о дате отправки извещения о получении счета-фактуры. Документооборот завершен.
  5. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры и подтверждении о дате отправки уведомления об уточнении, формирует счет-фактуру с исправлениями и повторяет отправку.

Покупатель:

  1. Получает счет-фактуру и подтверждение о дате отправки счета-фактуры.
  2. Формирует и отправляет извещение о получении счета-фактуры.
  3. Получает подтверждение о дате поступления извещения о получении счета-фактуры.
  4. Документооборот завершен.

При обнаружении ошибок в полученной счет-фактуре: формирует и отправляет уведомление об уточнении, получает подтверждение о дате поступления уведомления об уточнении, и повторяет процесс. Доставка документов в Диадоке происходит мгновенно, что обеспечивает оперативность ведения документооборота.

Обмен накладными

Обмен электронными накладными осуществляется в соответствии с требованиями приказов ФНС, что обеспечивает формализацию и юридическую силу документов. Чтобы накладные имели правовое значение и могли быть приняты к учету, необходимо заполнить и отправить заявление об участии в ЭДО.

l

Важно: обмен электронными накладными в Диадоке реализован с учетом требований следующих приказов ФНС: № MMB-7-10/551 от 30.11.2015, Приказа от 8 апреля 2019 г. N ММВ-7-15/176, Приказа ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820.

Накладная состоит из двух титулов: титула продавца и титула покупателя.
— Титул продавца содержит информацию о продавце, товарах, отпуске груза и подписи продающей стороны.
— Титул покупателя содержит сведения о покупателе, получении груза и подписи покупающей стороны.

С точки зрения продавца и покупателя процесс обмена накладными выглядит следующим образом:

  1. Продавец отправляет сформированную накладную и титул продавца покупателю.
  2. Покупатель получает накладную и титул продавца.
  3. Если требуется извещение о получении, покупатель формирует и отправляет его.
  4. Покупатель также формирует и отправляет свой титул продавцу.
  5. Продавец получает титул покупателя.
  6. Если требуется извещение о получении, продавец также формирует и отправляет его.
  7. Документооборот завершен.

При сохранении всех файлов документооборота формируется протокол, содержащий информацию о всех ключевых электронных подписях и датах отправки титулов. Доставка документов в Диадоке осуществляется мгновенно, обеспечивая оперативность и надежность ведения документооборота.

Обмен актами

Обмен электронными актами осуществляется в соответствии с требованиями приказов ФНС, что обеспечивает формализацию и юридическую силу документов. Чтобы акты имели правовое значение и могли быть приняты к учету, необходимо заполнить и отправить заявление об участии в ЭДО.

l

Важно: Обмен электронными актами в Диадоке реализован с учетом требований следующих приказов ФНС: № MMB-7-10/551 от 30.11.2015, Приказа от 8 апреля 2019 г. N ММВ-7-15/176, Приказа ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820 и № ЕД-7-26/546.

Акт состоит из двух титулов: титула исполнителя и титула заказчика.
— Титул исполнителя содержит информацию об исполнителе, выполненных работах и подписи исполнителя.
— Титул заказчика содержит сведения о заказчике и подпись заказчика.

С точки зрения исполнителя и заказчика процесс обмена актами выглядит следующим образом:

  1. Исполнитель отправляет сформированный акт и титул исполнителя заказчику.
  2. Заказчик получает акт и титул исполнителя.
  3. Если требуется извещение о получении, заказчик формирует и отправляет его.
  4. Заказчик также формирует и отправляет свой титул исполнителю.
  5. Если заказчик обнаруживает ошибки в полученном акте, он формирует «Отказ в подписи» и отправляет его исполнителю.
  6. Исполнитель получает титул заказчика.
  7. Если требуется извещение о получении, он также формирует и отправляет его.
  8. Документооборот завершен.

При сохранении всех файлов документооборота формируется протокол, содержащий информацию о всех ключевых электронных подписях и датах отправки титулов. Доставка документов в Диадоке осуществляется мгновенно, обеспечивая оперативность и надежность ведения документооборота.

Статусы документов в Диадок

Статусы для входящих документов:

Документооборот завершен — документооборот успешно завершен
Не прочитан — документ еще не был просмотрен получателем
Требуется подпись — получен новый документ, который требует подписи
В подписи отказано — получен отказ в подписи по входящему документу
Подписан — документ успешно подписан
Подписан с разногласиями — документ принят и подписан с расхождениями
Ожидается уточнение — отправлен запрос на уточнение по документу
Требуется подписать извещение — получен документ, на который необходимо отправить извещение
Требуется уточнение — документ требует уточнения
Исправлен — дполучен исправленный документ
Откорректирован — получен корректировочный документ
Требуется отправить заявление — необходимо отправить заявление об участии в электронном документообороте

 

Статусы для исходящих документов:

Документооборот завершен — документооборот успешно завершен
Требуется подписать и отправить — подготовлен исходящий документ, который требует подписи и отправки
Ожидается подпись контрагента — документ отправлен, но еще не подписан получателем
Подписан контрагентом — документ успешно подписан получателем
Подписан с разногласиями контрагентом — документ принят и подписан с расхождениями
Контрагент отказал в подписи — получатель отказал в подписи документа
Требуется уточнение — получен запрос на уточнение по документу от контрагента
Ожидается извещение о получении — счет-фактура доставлена до получателя, но получатель еще не отправил извещение о получении
Требуется уточнение — документ требует уточнения
Исправлен — получен исправленный документ
Откорректирован — получен корректировочный документ

 

Дополнительные статусы:

На согласовании: ФИО — документ отправлен сотруднику или подразделению для его согласования
Согласован: ФИО — документ согласован. ФИО сотрудника, который согласовал документ
Отказано в согласовании: ФИО — по документу отказано в согласовании. ФИО сотрудника, который отказал в согласовании документа
На подписании: ФИО — документ отправлен сотруднику или подразделению для его подписания
Отказано в запросе подписи: ФИО — по документу отправлен отказ в подписи. ФИО сотрудника, который отказал в подписи документа
Требуется аннулирование — документ требует аннулирования
Ожидается аннулирование — документ ожидает подписи контрагента на аннулирование
Аннулирован — документ аннулирован
Отказано в аннулировании — по документу отказано в аннулировании
  • Ошибка в подписи
— электронная подпись подписанта не прошла проверку на соответствие требованиям законодательства. Чтобы посмотреть причину ошибки, на странице просмотра документа нажмите на ФИО подписанта, откроется окно «Электронная подпись». Причина ошибки выделена красным цветом
  • Ошибка доставки
— возникает при сбое во взаимодействии между операторами в роуминге (только для документов, отправленных из Диадока в роуминг). Подробнее об ошибке возможно прочитать в окне «Описание ошибок», нажав на ссылку «Подробнее..». на странице просмотра документа

 

Отправьте заявку и начните работать в Контур.Диадок