Документооборот и статусы документов

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документов в электронном виде, без использования бумажных носителей. Это позволяет ускорить и упростить обмен документами между компаниями, государственными органами и другими участниками, а также сократить затраты на хранение и обработку документов. Основные преимущества электронного документооборота:

• Сокращение трудозатрат на работу с документами;
• Сокращение числа ошибок и трудозатрат на их исправление;
• Создание единых правил хранения электронных документов и подтверждение их юридической значимости;
• Стандартизация электронного документооборота между хозяйствующими субъектами;
• Создание условий для взаимодействия с контролирующими органами и органами исполнительной власти;
• Организация и развитие международного обмена документами.

Документооборот в Диадоке включает в себя создание, отправку, получение, подписание, согласование и архивирование различных видов документов, таких как счета-фактуры, акты выполненных работ, договоры и другие.

Обмен УПД

Обмен универсальными передаточными документами (УПД) в Диадоке представляет собой важный процесс, требующий соблюдения установленных форматов и порядков. 

Работа с УПД в Диадоке включает следующие этапы:

1. Получение УПД от организации-отправителя.
2. Перевод счета-фактуры в новый формат до отправки.
3. Просмотр печатной формы УПД для выявления ошибок и запроса уточнений.
4. Создание универсального корректировочного документа (УКД).
5. Формирование и отправка УПД.
6. Отправка исправления УПД.
7. Согласование.
8. Аннулирование.
9. Сохранение.
10. Печать.
11. Удаление.

Состояние документооборота УПД отслеживается с помощью статусов, а после завершения процесса обработки УПД, содержащего информацию о товарах, подлежащих обязательной маркировке, такой УПД передается в ГИС Мониторинга.

Обмен счетами-фактурами

Обмен электронными счетами-фактурами в Диадоке осуществляется в соответствии с российским законодательством и регламентируется рядом приказов и положений. Для того чтобы счета-фактуры имели юридическую силу и могли быть приняты к учету, необходимо заполнить и отправить заявление об участии в электронном документообороте (ЭДО) счетов-фактур.

При получении счета-фактуры в Диадоке необходимо подписать извещение о получении. При использовании сертификата Диадок автоматически формирует и подписывает извещения, но для этого требуется ввод пин-кода. В случае большого количества извещений ввод пин-кода может потребоваться несколько раз.
Есть возможность отключить автоматическое подписание извещений о получении через веб-интерфейс. В этом случае подписание извещения можно выполнить только через интеграционное решение.

Продавец:

1. Отправляет счет-фактуру покупателю.
2. Получает подтверждение о дате поступления счета-фактуры.
3. Получает извещение о получении счета-фактуры от покупателя.
4. Получает подтверждение о дате отправки извещения о получении счета-фактуры. Документооборот завершен.
5. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры и подтверждении о дате отправки уведомления об уточнении, формирует счет-фактуру с исправлениями и повторяет отправку.

Покупатель:

1. Получает счет-фактуру и подтверждение о дате отправки счета-фактуры.
2. Формирует и отправляет извещение о получении счета-фактуры.
3. Получает подтверждение о дате поступления извещения о получении счета-фактуры.
4. Документооборот завершен.

При обнаружении ошибок в полученной счет-фактуре: формирует и отправляет уведомление об уточнении, получает подтверждение о дате поступления уведомления об уточнении, и повторяет процесс. Доставка документов в Диадоке происходит мгновенно, что обеспечивает оперативность ведения документооборота.

Обмен накладными

Обмен электронными накладными осуществляется в соответствии с требованиями приказов ФНС, что обеспечивает формализацию и юридическую силу документов. Чтобы накладные имели правовое значение и могли быть приняты к учету, необходимо заполнить и отправить заявление об участии в ЭДО.

С точки зрения продавца и покупателя процесс обмена накладными выглядит следующим образом:

1. Продавец отправляет сформированную накладную и титул продавца покупателю.
2. Покупатель получает накладную и титул продавца.
3. Если требуется извещение о получении, покупатель формирует и отправляет его.
4. Покупатель также формирует и отправляет свой титул продавцу.
5. Продавец получает титул покупателя.
6. Если требуется извещение о получении, продавец также формирует и отправляет его.
7. Документооборот завершен.

При сохранении всех файлов документооборота формируется протокол, содержащий информацию о всех ключевых электронных подписях и датах отправки титулов. Доставка документов в Диадоке осуществляется мгновенно, обеспечивая оперативность и надежность ведения документооборота.

Обмен актами

Обмен электронными актами осуществляется в соответствии с требованиями приказов ФНС, что обеспечивает формализацию и юридическую силу документов. Чтобы акты имели правовое значение и могли быть приняты к учету, необходимо заполнить и отправить заявление об участии в ЭДО.

С точки зрения исполнителя и заказчика процесс обмена актами выглядит следующим образом:

1. Исполнитель отправляет сформированный акт и титул исполнителя заказчику.
2. Заказчик получает акт и титул исполнителя.
3. Если требуется извещение о получении, заказчик формирует и отправляет его.
4. Заказчик также формирует и отправляет свой титул исполнителю.
5. Если заказчик обнаруживает ошибки в полученном акте, он формирует «Отказ в подписи» и отправляет его исполнителю.
6. Исполнитель получает титул заказчика.
7. Если требуется извещение о получении, он также формирует и отправляет его.
8. Документооборот завершен.

При сохранении всех файлов документооборота формируется протокол, содержащий информацию о всех ключевых электронных подписях и датах отправки титулов. Доставка документов в Диадоке осуществляется мгновенно, обеспечивая оперативность и надежность ведения документооборота.

Статусы документов в Диадок

Статусы для входящих документов:

Статусы для исходящих документов:

Дополнительные статусы: