Маршруты согласования

Маршруты согласования в Диадоке — это автоматические пути прохождения электронных документов через различные этапы согласования, подписания и утверждения. Они позволяют указать ответственных лиц или подразделения, и документы будут автоматически направляться на согласование или подпись в соответствии с настроенным маршрутом.

В настройках маршрута определяются следующие параметры для каждого этапа:

  • кто будет обрабатывать документ: это может быть конкретный сотрудник или целое подразделение;
  • какие действия нужно выполнить с документом: например, согласование или подписание;
    срок выполнения этапа.
    Маршруты создаются и настраиваются в разделе «Настройки» → «Маршруты согласования». Здесь же можно вносить изменения в настройки маршрутов. Если этого раздела нет, это означает, что маршруты согласования не активированы. Эта функциональность предоставляется по запросу и может быть включена на сайте Диадока.

Создание и настройка маршрутов

Особенности и ограничения в работе маршрутов

  1. Можно запускать только входящие и исходящие документы. Внутренние документы запускать по маршруту нельзя.
  2. Нельзя запустить по маршруту документы, которые уже завершили документооборот подписью получателя. Однако, если документооборот был завершен, но без подписи получателя, такой документ можно запустить по маршруту.
  3. Маршруты согласования не применяются к закрытым пакетам.
  4. Маршрут может состоять из одного шага, например, «Переместить».
  5. Один документ можно запустить только по одному маршруту и только один раз. Если документ был снят с маршрута, его обработку нужно выполнить вручную.
  6. Если документ уже прошел маршрут полностью, но требует повторного согласования или подписи, его нужно отправить на обработку обычным способом.
  7. По некоторым маршрутам, например, «Подписать и завершить документооборот» и «Отказать контрагенту в подписи документа», можно запускать только определенные типы документов и только если они требуют ответной подписи или еще не были отправлены контрагенту.
  8. Если документ был согласован вручную перед постановкой на маршрут, его обработка по маршруту может быть некорректной. В таких случаях документ нужно снять с маршрута и завершить обработку вручную.
  9. Нельзя отменить согласование или отказ в согласовании документа, который завершил маршрут. Если документ все еще на маршруте, последний пользователь, совершивший действие, может его отменить.
  10. Нельзя снять с маршрута согласования аннулированный документ или документ, по которому ожидается аннулирование.
  11. Если документ перемещался по подразделениям в процессе прохождения маршрута, то при его ручном снятии с маршрута он вернется в подразделение получения.

Пример создания маршрута согласования 

1 Этап. Определение бизнес-процесса

Перед тем как создавать маршрут, важно определить, кто будет участвовать в обработке документов и какие действия с ними нужно совершить. Это поможет настроить корректный маршрут, учтя все возможные ситуации.

Разберем пример с согласованием входящих актов от поставщика услуг ООО «Ромашка». Для такого процесса мы можем создать маршрут, состоящий из четырех шагов.

1 и 2 шаги: Ответственные подразделения осуществляют проверку правильности заполнения документа. Например, отдел закупок может проверить документ на соответствие условиям договора, а финансовый отдел — на наличие необходимых средств в бюджете. Если документ проходит проверку, он согласуется, и происходит переход к следующему шагу. В случае отклонения документа маршрут завершается.

3 шаг: Документ передается на подписание директору. Если директор согласен с документом, он подписывает его. В случае несогласия директор может отказать в подписи. После этого завершается документооборот с контрагентом, и контрагент уведомляется о подписи документа.

4 шаг: Документ автоматически направляется в бухгалтерию для внесения в учетную систему.

2 Этап. Подготовка ящика

Перед тем как создавать маршрут, важно убедиться, что почтовый ящик организации готов к выбранному бизнес-процессу. Для этого следует проверить наличие и настройки подразделений и сотрудников, которые будут участвовать в маршруте. Если необходимо, можно добавить новые подразделения или новых сотрудников для оптимального функционирования маршрута.

3 Этап. Подготовка маршрута

  1. Создайте название для маршрута. Предлагаем выбрать краткое, но информативное название. Например, «Входящие акты услуг связи». Это поможет сотрудникам быстрее находить нужный маршрут и понимать его назначение.
  2. Уточните условия и тип запуска. Каждый маршрут имеет свои уникальные условия запуска, определяемые типом документов, контрагентами и другими параметрами.

В нашем примере маршрут предназначен для актов, полученных от определенного контрагента, ООО «Ромашка». Для этого укажите условия: «По типу документа» и «По конкретному контрагенту».

Чтобы документы автоматически проходили маршрут, укажите режим запуска «Автоматически» в соответствующем блоке. Это означает, что все входящие акты от ООО «Ромашка» будут автоматически проходить через этот маршрут после появления в ящике.

  1. Добавьте шаги и основные действия

Маршрут состоит из последовательности шагов, каждый из которых настраивается индивидуально с помощью кнопки «+ Добавить шаг».

Для каждого шага необходимо определить исполнителя, доступные действия и переходы после их выполнения.

— Исполнитель: В нашем примере исполнителем будет любой сотрудник подразделения «Отдел закупок». Выбор подразделения облегчит ситуации, когда конкретный исполнитель временно отсутствует.

— Действия: из списка доступных действий выберите то, которое должен выполнить исполнитель. В данном случае, документ нужно «Согласовать». После выполнения действия определите, закончить ли маршрут или перейти к следующему шагу. В нашем примере после согласования в отделе закупок документ автоматически перейдет к следующему шагу.

— Срок обработки: укажите срок, в течение которого исполнитель должен завершить действие. Можно также включить уведомление и указать, кому оно должно быть направлено. Например, срок выполнения шага в нашем примере составляет 3 рабочих дня, а за день до окончания срока уведомление будет отправлено руководителю отдела закупок.

Так выглядит шаг после сохранения:

Для добавления остальных шагов в маршрут также используйте значок с плюсом. Каждый шаг можно отредактировать до сохранения всего маршрута.

После добавления всех необходимых шагов маршрут в нашем примере будет иметь следующий вид:

4. Добавление альтернативных действий
Для добавления альтернативных действий на каждом шаге маршрута перейдите к нужному шагу и выберите вкладку с действиями. Затем отметьте необходимые альтернативные действия, например, отказ в согласовании или запрос на доработку. Не забудьте указать, что произойдет после выполнения альтернативного действия: либо завершение маршрута, либо переход к следующему шагу.

Таким образом, вы обеспечите возможность исполнителям реагировать на различные сценарии и обрабатывать документы соответствующим образом.

Так выглядит шаг после сохранения:

4 Этап. Маршрут готов
После завершения настройки маршрута не забудьте сохранить его. После этого все входящие акты от ООО «Ромашка» будут автоматически запускаться по новому маршруту.

Если у вас есть несколько маршрутов с автоматическим запуском, рекомендуется проверить и при необходимости настроить корректный порядок их запуска. Подробнее об этом можно узнать в разделе о порядке запуска автоматических маршрутов.

Если у вас остались вопросы или вам нужна помощь с настройкой маршрутов, не стесняйтесь обратиться к нам напрямую. Мы всегда готовы помочь!

Настройка условий для запуска маршрута

Условия запуска маршрута можно настраивать через редактор маршрута при создании или изменении маршрута.

Использование условий в настройке маршрутов предоставляет гибкость и точность в управлении потоком документов. Можно определить, какие документы будут двигаться по маршруту, а какие нет, в зависимости от различных параметров.

Если в организации существует разнообразие документов и бизнес-процессов, создание нескольких маршрутов с разными условиями может быть наилучшим решением. Это позволит оптимизировать обработку различных типов документов и обеспечить их корректную маршрутизацию. Условия также облегчают работу сотрудникам при ручной постановке документов на маршрут. Они видят только те маршруты, которые соответствуют условиям данного документа, что делает процесс выбора маршрута более простым и эффективным.

В настройке условий для маршрутов предусмотрены различные типы, позволяющие точно определить, какие документы будут направлены по маршруту:

  1. По типу документа: выбирайте конкретные типы документов, например, «Акт», «Счёт-фактура» и другие, указанные в Диадоке. Это позволяет точно определить, какие именно документы будут направлены по маршруту.

2. По контрагенту: определите одного или нескольких контрагентов, для которых применяются условия маршрута. Список доступных контрагентов ограничен списком «Ваши контрагенты», что обеспечивает удобство и безопасность в выборе.

3. По группе контрагентов: выберите одну или несколько групп контрагентов, которые настроены в организации. Это позволяет управлять маршрутом для различных категорий контрагентов, упрощая процесс обработки документов.

4. По итоговой сумме: задайте диапазон суммы, в пределах которого будут находиться документы, направляемые по маршруту. Это позволяет отфильтровать документы по их финансовым параметрам, обеспечивая более точную маршрутизацию.

r

Обратите внимание:

Разные значения сочетаются по правилу «ИЛИ» внутри одного типа условия и по правилу «И» между различными типами условий. Таким образом, условия для маршрута могут быть сформулированы следующим образом:

  1. «Торг-12» ИЛИ
  2. «Акт» от ООО «Василек» ИЛИ
  3. ООО «Открытые технологии»ИЛИ
  4. «Поставщики хозтоваров на сумму до 50 000 рублей».

Это означает, что документ будет направлен по маршруту, если он соответствует хотя бы одному из этих условий. Такая гибкость в настройке условий позволяет эффективно управлять процессом согласования в зависимости от различных критериев.

Режим запуска маршрута

Режим запуска маршрута указывается при создании или редактировании маршрута в разделе пункт меню «Настройки» → «Маршруты согласования» в блоке «Как запускается маршрут».

Существует два режима запуска документа по маршруту:

  1. Ручной запуск маршрута: в этом режиме необходимо участие сотрудника, который запустит документ по маршруту. Документ может быть запущен вручную через веб-интерфейс сервиса, а также через API и модуль 1С. Этот режим подходит, когда нет возможности однозначно сформулировать условия для автоматического запуска, например, когда выбор маршрута зависит от информации в документе.
  2. Автоматический запуск маршрута: Этот режим доступен только для входящих документов. Сервис самостоятельно запускает по маршруту те документы, которые соответствуют условиям, указанным в настройках маршрута.

Настройка шагов маршрута

Шаги настраиваются через редактор маршрута при создании маршрута. Есть несколько способов обработки:

  1. Конкретный сотрудник: если документ должен обработать определенный человек, необходимо указывать его в качестве исполнителя на соответствующем шаге маршрута. Только этот сотрудник сможет совершить действия с документом на этом шаге.

2. Подразделение: если документ может обработать любой сотрудник определенного подразделения, необходимо указать это подразделение на соответствующем шаге. Например, отдел юристов или подразделение «Подписант». В этом случае документ будет доступен всем сотрудникам данного подразделения, и обработает его тот, кто первым возьмется за работу.

3. Автоматическое действие: сервис может автоматически перемещать документы между различными подразделениями без участия пользователей. Это полезно, например, когда документ переходит на следующий этап согласования или после завершения обработки. Вы настраиваете такие перемещения как промежуточные шаги между основными в маршруте.

4. Доступные действия: после выбора исполнителя необходимо определить, какие действия он сможет совершить с документом. Набор доступных действий зависит от прав данного сотрудника. Например, сотрудник может согласовать документ, отклонить его или отправить на подпись контрагенту.

Каждый из этих вариантов позволяет настроить гибкий и эффективный процесс согласования и обработки документов в вашей организации.

Ручной запуск документа по маршруту

Для запуска входящих документов по маршруту:

  1. Откройте нужный документ, который вы хотите отправить по маршруту.
  2. Нажмите на кнопку «Согласование».
  3. Выберите пункт «Передать по маршруту согласования».

Если нужно запустить несколько документов по маршруту:

  1. Отметьте все нужные документы в списке.
  2. Воспользуйтесь кнопкой «Согласование».

Для запуска исходящих документов по маршруту:

Чтобы настроить маршрут для отправки документа, загрузите его в систему Диадок. После загрузки откройте окно согласования и выберите опцию «Передать по маршруту».

r

Обратите внимание: исходящие документы по маршруту могут быть отправлены только до момента отправки контрагенту.

Если документ уже загружен, можно настроить его маршрут. Откройте документ из раздела «Исходящие», нажмите на кнопку «Согласование» и выберите пункт «Передать по маршруту».

Порядок запуска автоматических маршрутов

r

Обратите внимание: если создано более одного автоматического маршрута, будет важен порядок запуска.

Почему важен порядок запуска маршрутов:

При использовании автоматических маршрутов может возникнуть ситуация, когда система Диадок не может однозначно определить, какой маршрут следует выбрать.

k

Например: в организации могут быть настроены два маршрута: один основанный на типе документа (например, для ТОРГ-12), а другой — на контрагенте (например, для компании ЗАО «Пальма»). В случае появления входящего ТОРГ-12 от ЗАО «Пальма», системе необходимо определить, какой маршрут применить.

Для разрешения таких конфликтов важно управлять порядком запуска маршрутов.

Как управлять порядком:

Управление порядком автоматических маршрутов осуществляется через список маршрутов. Для этого необходимо навести курсор на нужный маршрут, зажать левую клавишу мыши и переместить маршрут на нужное место в списке. Новые автоматические маршруты добавляются в конец списка.

r

Важно: изменения порядка применяются только к вновь поступающим документам, после сохранения настроек. Для ручных маршрутов порядок не имеет значения.

Как снять документ с маршрута

Для снятия документа с маршрута необходимо открыть сам документ и нажать на кнопку «Снять с маршрута».

Кто имеет право снимать документ с маршрута:

  1. Сотрудник, который запустил документ по маршруту.
  2. Любой пользователь с правами администратора.

Отправьте заявку и начните работать в Контур.Диадок