Согласование и подписание документов

Процесс передачи документа на согласование обычно зависит от внутренних процедур и правил организации. Эти правила и регламенты часто определяются внутренними положениями или стандартами компании. Однако, если у вас есть полномочия администратора, можно настроить права доступа для сотрудников и указать, кому можно отправлять документы на согласование.

Как согласовать документы

Документ можно направить на согласование либо конкретному сотруднику, либо целому подразделению:

  • При отправке документа на согласование в подразделение, любой сотрудник подразделения, обладающий соответствующими правами, сможет принять участие в согласовании.
  • Если же документ адресован конкретному сотруднику, то только этот сотрудник сможет его согласовать. Возможность согласовывать документы зависит от настроек прав доступа сотрудника. Настройку прав может осуществить только администратор.

Чтобы проверить свои права на согласование, выполните следующие действия:

  1. Откройте папку «Требуют обработки».
  2. Проверьте наличие кнопки «Согласование».
  3. Если кнопка «Согласование» отсутствует, это означает, что у вас нет соответствующих прав и отправку документов на согласование.

Чтобы согласовать документ, следуйте инструкции:

  1. Перейдите в папку «Требуют обработки», где находятся документы, ожидающие согласования, и найдите нужный документ с статусом «Требуется согласование».

2. На странице этого документа нажмите кнопку «Согласовать».

3. Также можно согласовать документы непосредственно из списка документов, отметив их галочками и выбрав опцию «Согласование» → «Согласовать».

После согласования документ переместится в папку «Обработанные» или «Исходящие». В строке с документом будет отображена отметка о согласовании, а также ФИО сотрудника, который выполнил согласование.

Чтобы отменить согласование документа, выполните следующие действия:

  1. Откройте согласованный документ, в котором необходимо отменить согласование.
  2. Найдите отметку о согласовании или соответствующий раздел, где указаны согласовавшие лица.
  3. Рядом с отметкой о согласовании должна быть ссылка или кнопка с надписью «Отменить». Нажмите на эту ссылку или кнопку.
  4. Подтвердите действие отмены согласования, если система запросит подтверждение.
  5. После подтверждения согласование будет отменено, и документ снова станет доступным для изменений или повторного согласования.

Согласование входящих и исходящих документов

r

Важно: если нет доступа к функции согласования документов, вероятно, нет соответствующих прав доступа. В таком случае, следует обратиться к сотруднику, обладающему правами администратора, чтобы он мог предоставить необходимые разрешения.

Согласование входящих документов

Согласование исходящих документов

Заполнение полномочий подписанта

Для отправки и подписания корректного документа, необходимо заполнить четыре атрибута блока «Подписант»:

  • область полномочий;
  • статус;
  • основание полномочий (доверия);
  • основание полномочий (доверия) организации.
r

Важно: согласно Приказу ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, информация о подписанте должна содержаться в счетах-фактурах, первичных документах (например, ТОРГ-12, Акт) и Универсальном передаточном документе (УПД).

Полномочия подписанта заполняются при первом подписании документа в новом формате, таком как счет-фактура, первичный документ или УПД (Универсальный передаточный документ). После первоначального заполнения полномочий они сохраняются и не требуют повторного заполнения при каждом последующем подписании документов в том же формате.

Обратите внимание: если происходит смена сертификата ключа электронной подписи (КЭП), то может потребоваться повторное заполнение полномочий подписанта. Это связано с тем, что информация о подписанте должна быть актуальной и соответствовать новому сертификату.

Пользователь с правами администратора может отредактировать полномочия подписанта через настройки системы. Для этого необходимо перейти в раздел «Настройки», затем выбрать «Сотрудники», открыть профиль нужного сотрудника и перейти на вкладку «Сертификаты и доверенности».

Какие полномочия выбрать:

Правильный выбор полномочий оказывает влияние на количество подписей под документом, необходимых для организации. В соответствии с приказом № 155, документ может быть подписан несколькими подписантами. Однако в веб-версии Диадока не реализована множественная подпись документов. В данной ситуации можно предоставить необходимые полномочия подписанту при помощи доверенности, приказа или других документов. В результате будет назначен только один подписант, что исключает необходимость передачи документа на подписание от одного сотрудника к другому и обеспечивает более простой контроль процесса.

Если все виды документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД) могут быть подписаны одним ответственным лицом, являющимся сотрудником организации продавца или покупателя, рекомендуем заполнить полномочия следующим образом.

  1. Если являетесь директором или бухгалтером и уполномочены подписывать все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД) в качестве сотрудника организации-продавца или покупателя, рекомендуется заполнить полномочия следующим образом.

Исходящий документ

  • Область полномочий: 5 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление и за подписание счетов-фактур.
  • Статус: 1 — работник организации продавца товаров (работ, услуг, имущественных прав).
  • Должность: директор или бухгалтер.
  • Основания полномочий: должностные обязанности.

Входящий документ

  • Область: 2 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление или 3 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события.
  • Статус: 1 — работник организации покупателя.
  • Должность: директор или бухгалтер.
  • Основания полномочий: Должностные обязанности.

2. Если являетесь работником иной организации и уполномочены подписывать все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД) в качестве сотрудника организации-продавца или покупателя, рекомендуется заполнить полномочия следующим образом.

Исходящий документ

  • Область: 6 — лицо, ответственное за подписание счетов-фактур и оформление события.
  • Статус: 3 — работник иной уполномоченной организации.
  • Основание полномочий организации: номер и дата доверенности.
  • Должность: специалист.
  • Основания полномочий: должностные обязанности.

Входящий документ

  • Область: 6 — лицо, ответственное за подписание счетов-фактур и оформление события.
  • Статус: 3 — работник иной уполномоченной организации.
  • Основание полномочий организации: номер и дата доверенности.
  • Должность: специалист.
  • Основания полномочий: должностные обязанности.
r

Важно: если документ подписан с нарушением законодательства, он не будет иметь юридическую силу. Это может привести к штрафам продавца за невыставленный документ и к тому, что покупатель не сможет воспользоваться вычетом НДС. Важно соблюдать все требования законодательства при подписании документов, чтобы избежать негативных последствий.

Законодательная база

При создании любого документа важно соблюдать требования законодательства. Для счета-фактуры это условия, установленные статьей 169 НК РФ, а для первичных документов — требования, предусмотренные ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно статье 169 НК РФ, пункту 6, счет-фактура должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером организации, либо иными лицами, уполномоченными на это приказом или доверенностью от имени организации. Обычно в организациях счет-фактура подписывается одним уполномоченным лицом, учитывая, что формат согласно приказу №93 позволяет использовать лишь одну подпись.

В соответствии с 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», пунктом 2, пп. 6, первичный документ должен быть подписан лицом, совершившим сделку или операцию и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление свершившегося события.

Передача на согласование и подписание

Для входящих и исходящих документов, включая внутренние, которым требуется согласование или подпись другого сотрудника, предусмотрена возможность передачи на последующую обработку определенному сотруднику или подразделению. Это позволяет оптимизировать рабочие процессы и ускорить обработку документов, распределяя задачи между различными сотрудниками и подразделениями в соответствии с их компетенцией и ответственностью.

Обратите внимание: для отправки запроса на согласование документов необходимо обладать соответствующими правами доступа. Если нет возможности отправить запрос на согласование, рекомендуется обратиться к сотруднику с правами администратора.

Для передачи документа на последующее согласование или подписание, выполните следующие действия:

Для исходящих документов (в том числе внутренних):

  • Создайте новый документ с помощью кнопки «Новый документ» (либо загрузите его с диска).
  • Укажите контрагента (или подразделение), если необходимо.

Для входящих документов:

  • Выберите раздел «Входящие».
  • Для обработки одного документа: откройте его, нажав на ссылку с его названием.
  • Для обработки одного или нескольких документов: установите флажки напротив соответствующих документов.

Для согласованных (подписанных) документов:

  • Выберите раздел «Обработанные».
  • Для обработки одного документа: откройте его, нажав на ссылку с его названием.
  • Для обработки одного или нескольких документов: установите флажки напротив соответствующих документов.
  • Нажмите «Согласование» и выберите «Передать на согласование» или «Передать на подпись».

При отправке на согласование исходящих документов:

  • Сразу выберите запрос, нажав на кнопку «Передать на согласование» или «Передать на подпись».
  • В открывшемся окне выберите подразделение и сотрудника (если необходимо).
  • При необходимости укажите комментарий к документу.
  • Нажмите на кнопку «Передать».

Документ будет передан сотруднику или подразделению на согласование или подписание и отображается у них для обработки с соответствующим статусом.

Отмена передачи на дальнейшую обработку:

  • Сотрудник, передавший документ на согласование или подписание, может отменить передачу, пока документ не будет обработан другим сотрудником.
  • Для этого откройте документ и отмените свой запрос.

Подписание документов

Подписание документов доступно только сотрудникам, у которых установлено соответствующее право в персональных настройках. Если нет доступа к подписанию документов, следует обратиться к администратору организации для добавления этой возможности в профиль. Необходимо также удостовериться, что имеется сертификат ЭП, который требуется для подписания документов.

r

Важно: внести изменения в уже подписанный документ невозможно, поскольку ЭП гарантирует целостность и неизменность информации в документе. Это является ключевой особенностью ЭП, которая обеспечивает юридическую значимость документа.

Для подписания документов можно выбрать как один, так и несколько документов одновременно:

  1. Откройте раздел с документами.
  2. Чтобы подписать один документ, у которого статус «Требуется подпись»:
  • Откройте данный документ, нажав на его название или иконку.
  • Затем найдите кнопку «Подписать» и нажмите на нее.

Чтобы подписать сразу несколько документов:

  1. Откройте нужный раздел с документами в системе.
  2. Отметьте галочками документы, которые хотите подписать. Можно выбрать несколько документов, отметив галочками их справа от названия в списке документов. После того как отметили все документы, нажмите на кнопку «Подписать».

Обратите внимание: если откроется окно «Электронный документооборот», необходимо «Заполнить заявление» и отправить его.

3. При открытии окна убедитесь в корректности данных и заполните недостающие, следуя инструкции:

Проверьте полномочия подписывающего лица: для формализованных документов, таких как акты, накладные или УПД, укажите полномочия подписывающего лица, нажав на ссылку «Редактировать».
Укажите дату приемки: для формализованных документов укажите дату фактической приемки товара или оказания услуги. Дата приемки может отличаться от даты подписания. Для неформализованных документов выбор даты приемки недоступен.
Укажите результаты приемки во входящих документах: в документах в формате @820 приказа выберите результаты приемки из раскрывающегося списка. Если товар принят с разногласиями или не принят, заполните соответствующие данные.
Укажите дополнительные сведения о причинах выбытия: для документов с маркированной продукцией, таких как УПД формата @820, УКД формата @736 и их исправлений, укажите дополнительные сведения о причинах выбытия, связанных с передачей товара для собственных нужд.

4. Нажмите «Подписать» или «Подписать и завершить документооборот».
5. Подтвердите подписание.

Если у пользователя имеется несколько сертификатов ЭП и ни один из них не выбран для подписания, следует выполнить следующие шаги:

  1. Нажмите на ссылку «Выбрать», чтобы выбрать необходимый сертификат из списка имеющихся.
  2. Если хотите, чтобы этот сертификат всегда выбирался по умолчанию для подписания, установите флажок «Запомнить мой выбор в текущей организации».

После подписания документа его статус изменится на «Подписан». Если документ принят и подписан с расхождениями, его статус изменится на «Подписан с разногласиями» для входящего документа или «Подписан с разногласиями контрагентом» для исходящего документа.

Отказ в подписи

Отказ в подписи документов доступен лишь тем сотрудникам, которым предоставлено соответствующее право, а также у которых имеется сертификат ЭП. Если нет доступа к подписанию документов, необходимо обратиться к администратору.

Для подписания (или отказа в подписи) документов можно выбрать как один, так и несколько документов одновременно:

  1. Перейдите в раздел «Документы» и выберите папку с документами, которые требуют обработки: «Требующие обработки», «Входящие», «Исходящие» или «Внутренние». 
  2. Откройте нужный документ, который имеет статус «Требуется подпись» и нажмите кнопку «Отказать».

Для нескольких документов — установите флажки напротив документов и нажмите на кнопку «Отказать».

Обратите внимание: если откроется окно «Электронный документооборот», необходимо «Заполнить заявление» и отправить его.

3. Подтвердите отказ и укажите причину.

После того, как документ подписан, его статус изменится на «Оказано в подписи».

Отправьте заявку и начните работать в Контур.Диадок