Создание и отправка документов

Документы можно создать прямо в Диадоке, загрузить из учетной системы, из папки на компьютере. Счета-фактуры, акты и накладные проходят в сервисе форматный контроль, который выявляет ошибки и недочеты в оформлении. В результате через Диадок отправляются только корректно оформленные формализованные документы.

Как создать и отправить документ

1. Нажмите кнопку «+ Новый документ».

• «Открытый пакет»: в этом типе пакета документы могут быть обработаны по отдельности, и состав пакета можно изменить в любое время.
• «Закрытый пакет до отправки»: в этом типе пакета документы нельзя обрабатывать по отдельности и изменять их состав до момента отправки.

8. Если поле «Отправить» не заполнилось автоматически, укажите контрагента вручную: начните вводить название контрагента или его ИНН и выберите его из появившегося списка. Если документ нужно отправить не контрагенту, а в другое подразделение, выберите «Внутри организации» и выберите нужное подразделение из раскрывающегося списка.

Если кнопка «Подписать и отправить» недоступна, это может быть вызвано тем, что у пользователя несколько сертификатов, и ни один из них не выбран для подписания документов. В таком случае, выберите нужный сертификат с помощью ссылки «Выбрать». Можно назначить сертификат по умолчанию.

После этого пакет будет подписан и отправлен. Отправленные документы можно будет найти в папке «Исходящие» или «Внутренние».

Видео-инструкция «Создание и отправка документов в Диадок»

Как загрузить и отправить документ

1. Перейдите в раздел «Документы» и нажмите кнопку «+ Новый документ».

• «Открытый пакет»: в этом типе пакета документы могут быть обработаны по отдельности, и состав пакета можно изменить в любое время.
• «Закрытый пакет до отправки»: в этом типе пакета документы нельзя обрабатывать по отдельности и изменять их состав до момента отправки.

8. Если поле «Отправить» не заполнилось автоматически, укажите контрагента вручную: начните вводить название контрагента или его ИНН и выберите его из появившегося списка. Если документ нужно отправить не контрагенту, а в другое подразделение, выберите «Внутри организации» и выберите нужное подразделение из раскрывающегося списка.

Как загрузить и отправить накладную и акт в XML

1. На основной странице сервиса нажмите на кнопку «Новый документ».
2. Загрузите файл с накладной или актом, нажав на ссылку «Загрузите с компьютера». Выберите файл и нажмите на кнопку «Открыть». При загрузке файла сервис автоматически определяет необходимые данные (контрагента, номер, дату, сумму всего по документу и сумму НДС) и проверяет их на соответствие формату. При необходимости можно изменить данные документа: нажмите на ссылку с его названием, затем на ссылку «Редактировать».

Как отправить документ нескольким контрагентам

1. Подготовьте заранее список ИНН получателей: выгрузите его из 1С или подготовьте вручную в формате XLS, XLSX, TXT, CSV. Убедитесь, что в таблицах XLS или XLSX есть колонка ИНН.
2. Зайдите в Диадок и выберите «Документы» → «+ Новый документ».

После выполнения этих шагов отправленный документ появится в папке «Исходящие».

Как сформировать и отправить УПД

1. В разделе «Документы» нажмите на кнопку «Новый документ».
2. Выберите способ подготовки:

• Создать вручную. В списке «Редактор» выберите «УПД». Это откроет страницу создания УПД. Заполните необходимые поля согласно инструкции.

• Загрузить файл с УПД: нажмите на ссылку «Загрузите с компьютера». Выберите файл с УПД на вашем компьютере. Нажмите кнопку «Открыть».

Как заполнить и отправить документы

Как заполнить и отправить счет-фактуру

1. Перейдите в раздел «Документы» и нажмите кнопку «Новый документ».
2. Выберите способ подготовки счета-фактуры:

• Создайте счет-фактуру вручную, выбрав «Создать в редакторе» и «Счет-фактура». Заполните необходимые поля.
• Загрузите файл со счетом-фактурой, нажав «Загрузите с компьютера» и выбрав файл в формате XML. При загрузке сервис автоматически определит данные и проверит их на соответствие формату.

При необходимости внесите изменения в данные документа, перейдя по ссылке с его названием и выбрав «Редактировать». Если файл не соответствует установленному формату, система сообщит об этом и отправит счет-фактуру как обычный документ. Соблюдение указанных шагов поможет в эффективной подготовке и отправке счета-фактуры в соответствии с требованиями регламента обмена.

3. После загрузки в окне отобразится контрагент, название файла, его размер, сумма всего по счету-фактуре и сумма НДС.
При необходимости напишите комментарий к счету-фактуре.

4. Нажмите на поле «Отправить»,  которое содержит информацию о текущем получателе счета-фактуры. После этого поле «Отправить» будет очищено. Введите название или ИНН организации, в которую необходимо отправить документ. По мере ввода первых букв или цифр ИНН, появится список организаций. Выберите нужную организацию из списка.
5. Если у получателя есть несколько подразделений, выберите из раскрывающегося списка нужное подразделение.
6. После этого вы сможете добавить еще документы, нажав на ссылку «Загрузить еще» или «Создать в редакторе». Если нужно удалить загруженный документ, нажмите на крестик.

Также, если необходимо сменить сертификат на другой, это можно сделать как при подписании документов, так и в персональных настройках.

Как заполнить УПД

1. «Номер» и «Дата» документа — для обозначения его уникального и временного характеристик.
2. «С учетом исправления» — указывается номер и дата внесения исправлений в документ.
3. «Функция» — определяет тип информации в документе: «Счет-фактура и передаточный документ», «Счет-фактура», или «Передаточный документ».
4. «К платежным документам» — вводится номер и дата соответствующих документов. Для добавления нескольких документов используйте ссылку «Еще документ», а для удаления лишних строк — соответствующий значок.
5. «Продавец» — указываются реквизиты продавца. Если они уже заполнены в разделе «Реквизиты», они автоматически подставятся. В случае их отсутствия, используйте ссылку «Заполнить». Возможно также их редактирование через ссылку «Редактировать».
6. «Грузоотправитель» и «Покупатель» — аналогично указываются реквизиты с возможностью автоматического заполнения и редактирования.
7. «Грузополучатель» — также требуется указание его реквизитов.
8. «Валюта» — выбирается соответствующая валюта из предлагаемого списка, по умолчанию «Российский рубль».
9. «Идентификатор гос.контракта» — указывается номер соответствующего государственного контракта.
10. «Обстоятельства формирования» — выбираются соответствующие обстоятельства формирования счета-фактуры для расчетов по НДС.
11. «Доп. сведения: Тип, Значение» — предназначены для ввода дополнительной информации к документу.

1. «Наименование» — для указания наименования товаров, описания работ или услуг.
2. «Ед. изм» — выбор единицы измерения из предлагаемого списка.
3. «Кол-во» и «Цена за единицу» — для указания соответственно количества и цены товара без НДС.
4. «Стоимость без НДС» — автоматически рассчитываемая стоимость всех товаров без учета НДС.
5. «В том числе акциз» — для указания суммы акциза, если применимо.
6. «Налоговая ставка» и «НДС» — для указания соответственно налоговой ставки и суммы НДС.
7. «Всего» — итоговая стоимость товаров с учетом НДС.

Как заполнить счет-фактуру

1. «Номер документа» и «Дата создания».
2. «К платежно-расчетному документу номер» и «Дата». При необходимости добавления нескольких документов, используйте опцию «Еще документ». Для удаления лишних строк, кликните на значок — ❌.
3. «Продавец» — здесь указываются реквизиты продавца. Если они уже заполнены, они автоматически подставятся или заполните их с помощью ссылки «Заполнить». При необходимости, можно отредактировать реквизиты, кликнув на ссылку «Редактировать».
4. «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» — указываются их реквизиты. Если требуется, редактируйте их через ссылку «Заполнить».
5. «Покупатель» — здесь указываются реквизиты покупателя. Если они автоматически не заполняются, заполните их с помощью ссылки «Заполнить», а также есть возможность редактирования через ссылку «Редактировать».
6. «Валюта» — указывается валюта платежа. По умолчанию выбран «Российский рубль», но при вводе первых букв названия появляется список валют для выбора.
7. «Идентификатор гос. контракта» — при необходимости, укажите соответствующий номер государственного контракта.
8. «Обстоятельства формирования» — выберите из доступного списка.
9. «Дополнительные сведения ко всему документу» — вводится дополнительная информация о сделке, договоре, номере заказа, накладной, коде материала и прочее.

1. «Наименование» — для указания наименования товаров, описания работ или услуг.
2. «Единицы измерения » — выбор единицы измерения из предлагаемого списка.
3. «Количество» и «Цена за единицу» — для указания соответственно количества и цены товара без НДС.
4. «Стоимость без НДС» — автоматически рассчитываемая стоимость всех товаров без учета НДС.
5. «В том числе акциз» — для указания суммы акциза, если применимо.
6. «Налоговая ставка» и «НДС» — для указания соответственно налоговой ставки и суммы НДС.
7. «Всего» — итоговая стоимость товаров с учетом НДС.

Как заполнить накладную

1. «Номер документа» и «Дата создания».
2. Выбор формата приказа.
3. «Грузоотправитель» — указываются реквизиты отправителя. Если они уже заполнены, они автоматически подставятся. В противном случае, заполните их с помощью ссылки «Заполнить». При необходимости, реквизиты можно изменить, кликнув на ссылку «Изменить».
4. «Грузополучатель» — указываются реквизиты получателя. Заполните их с помощью ссылки «Заполнить».
5. «Поставщик» и «Плательщик» — указываются соответствующие реквизиты. Плательщик автоматически проставляется, если поле «Получатель» заполнено на странице отправки документов. В случае отсутствия получателя, заполните его реквизиты через ссылку «Заполнить». При необходимости, можно изменить реквизиты, кликнув на ссылку «Изменить».
6. «Основание» — указывается документ, являющийся основанием для накладной, его номер и дата.
7. «Транспортная накладная» — указывается номер и дата соответствующей транспортной накладной.
8. «Вид операции».
9. «Доп. сведения» — вводятся дополнительные сведения о накладной.

1. «Товар наименование, характеристика, сорт, артикул».
2. «Наименование единицы измерения».
3. «Вид упаковки».
4. «Количество» и «Масса брутто» — указывается количество и масса одного товара.
5. «Количество (масса нетто)».
6. «Цена за единицу» и «Стоимость всего без налога» — цена товара на единицу и общая стоимость товара без учета НДС, которая рассчитывается автоматически.
7. «НДС» и «Сумма, руб. коп» — указывается налоговая ставка и сумма НДС, которые также рассчитываются автоматически.
8. «Сумма с учетом НДС» — общая стоимость товаров с учетом НДС.
9. «Отпуск груза разрешил» и «Дата отпуска груза» — должность и ФИО сотрудника, разрешившего отпуск товаров, и дата отпуска.

После заполнения всех полей, нажмите кнопку «Перейти к отправке». Для добавления новой строки в фактурной части, нажмите ссылку «Добавить строку». Для удаления строки, кликните на значок — ❌.

Как заполнить акт

1. «Номер документа» и его «Дата».
2. «Заголовок акта»: указывается произвольный заголовок акта.
3. «Исполнитель» и «Заказчик»: указываются соответствующие реквизиты. Реквизиты исполнителя подставляются автоматически, если заполнены на странице Реквизиты. Если реквизиты не указаны, заполните их с помощью ссылки «Заполнить». При необходимости, можно изменить реквизиты, кликнув на ссылку «Редактировать».
4. «Валюта»: указывается валюта. По умолчанию выбран «Российский рубль», но при вводе первых букв названия появляется список валют для выбора.
5. «Идентификатор гос. контракта»: если акт связан с гос. контрактом, укажите его идентификатор.
6. «Доп. сведения»: вводится дополнительная информация по акту.

1. «Наименование», «Единицы измерения» и «Количество»: указывается информация о работах или услугах.
2. «Цена» и «Стоимость без НДС»: указывается цена работ или услуг на единицу измерения без НДС, а также общая стоимость без учета НДС, которая рассчитывается автоматически.
3. «В том числе акциз» и «Налоговая ставка»: указываются акцизы и налоговая ставка. Возможные ставки: «0%», «10%», «20%», «Без НДС».
4. «НДС» и «Всего»: указывается сумма НДС и общая стоимость с учетом суммы НДС, которые также рассчитываются автоматически.
5. «Количество или масса всего по документу», «Сведения о передаче результатов работ, предъявлении оказанных услуг» и «Дата передачи, предъявления»: указывается количество в штуках или вес, а также информация о передаче результатов работ или предъявлении оказанных услуг и дата передачи.

После заполнения всех полей, нажмите кнопку «Перейти к отправке». Для добавления новой строки в фактурной части, нажмите ссылку «Добавить позицию». Для добавления страны происхождения, номера таможенной декларации и других сведений, нажмите на ссылку «Добавить столбец». Для удаления строки, кликните на кликните на значок — ❌.

Перевод счета-фактуры в новый формат до отправки

1. Загрузите счет-фактуру старого формата или откройте черновик со счетом-фактурой в разделе «Новый документ» на платформе Диадок. Нажмите ссылку «Загрузите с компьютера» для загрузки документа. После загрузки можно произвести необходимые изменения и отправить счет-фактуру в новом формате.