Управление сотрудниками

Управление сотрудниками в Диадоке включает в себя: добавление новых сотрудников, установку прав доступа, изменение настроек, а также блокировку и разблокировку учетных записей. Можно эффективно организовывать работу внутри организации и обеспечивать безопасность информации. Важно знать, как правильно осуществлять управление сотрудниками, чтобы обеспечить эффективное функционирование системы.

Многопользовательский режим

Многопользовательский режим подразумевает совместную работу нескольких пользователей (сотрудников) из одной организации в сервисе. В этом режиме обязательно присутствует администратор, сотрудник, который имеет полномочия на создание подразделений и добавление сотрудников в организацию, а также назначение им прав доступа. Сотрудник без прав администратора не может вносить изменения в список подразделений и сотрудников, в том числе добавлять, редактировать или удалять их.

Подразделения

r

Обратите внимание: поиск по идентификатору участника ЭДО не поддерживается. Можно найти контрагента по его названию, ИНН или ИНН-КПП, а затем сверить идентификатор участника ЭДО, перейдя на его карточку и нажав на ссылку «ID».

Список подразделений

Чтобы работать с подразделениями, перейдите в раздел «Настройки», затем выберите пункт «Подразделения».

Список отображает краткие названия подразделений, это облегчает отслеживание иерархии подчиненности между ними.

Добавление подразделения

  1. Для добавления подразделения нажмите на кнопку «Добавить подразделение». Также вы можете нажать на появившуюся кнопку «Добавить вложенное», наведя курсор мыши на подразделение. При этом у нового подразделения, после выбора опции «Добавить вложенное», автоматически заполнится поле «Родительское подразделение».

2. При заполнении данных о подразделении, учтите следующее:

— КПП должен быть уникальным для каждого подразделения. Не допускается совпадение одного и того же КПП для разных подразделений.
— Для заполнения адреса нажмите на ссылку «Заполнить». Российские адреса следует заполнять в соответствии с Классификатором адресов России (КЛАДР), начиная вводить нужное название и выбирая его из появившегося списка с подходящими вариантами.
— Иностранные адреса заполняются в свободной форме, без подсказок из списка.
— В данном разделе также можно настроить автоматическое перераспределение документов по подразделениям. Включите опцию «Маршрутизировать входящие документы в это подразделение» и укажите условия, при которых входящие документы будут автоматически передаваться в создаваемое подразделение сразу после их поступления в ящик.

3. Нажмите на кнопку «Добавить».

Редактирование подразделения

Для внесения изменений в данные подразделения выполните следующие действия:

  1. Найдите нужное подразделение в списке и нажмите на его название.
  2. На открывшейся странице с информацией о подразделении внесите необходимые изменения.
  3. После внесения изменений нажмите на кнопку «Сохранить», чтобы сохранить внесенные изменения.

Удаление подразделения

r

Важно: если удаляемое подразделение имеет подчиненные ему подразделения, удаление такого подразделения невозможно. Перед удалением подразделения необходимо переместить или удалить все его подчиненные подразделения.

Для удаления подразделения выполните следующие действия:

  1. Найдите нужное подразделение в списке и нажмите на его название.
  2. На открывшейся странице найдите и нажмите кнопку «Удалить подразделение».

3. Если в удаляемом подразделении присутствуют сотрудники или документы, система предложит переместить сотрудников в другое подразделение перед удалением.

Ручное распределение документов

В случае наличия нескольких подразделений в одной организации, возможно распределение документов между этими подразделениями. Перемещение в другое подразделение можно выполнить как для одного, так и для нескольких документов одновременно.

Для распределения документов доступны два метода:

  1. Ручное распределение — пользователь самостоятельно выбирает подразделение, в которое необходимо переместить документы.
  2. Автоматическое распределение — система автоматически определяет подразделение, в которое должны быть перенесены документы в зависимости от заранее заданных условий.

Для выполнения ручного распределения документа в другое подразделение:

  1. Откройте нужный документ и нажмите на название текущего подразделения, в котором находится данный документ.

Либо отметьте один или несколько документов в списке и нажмите кнопку «Переместить».

2. В открывшемся окне выберите из выпадающего списка подразделение, в которое требуется переместить документ. Затем нажмите кнопку «Переместить… документ».

Автоматическое распределение документов

Диадок предоставляет возможность настройки сервиса таким образом, чтобы определенные входящие документы автоматически перенаправлялись в нужное подразделение.

Автоматическое распределение доступно только для следующих случаев:

  1. Входящие формализованные документы, в которых указанный в документе КПП и адрес полностью совпадают с данными, указанными в настройках организации.
  2. Документы, отправленные в Головное подразделение.
Для настройки автоматического распределения:

1. Выберите пункт меню «Настройки» и перейдите в раздел «Подразделения».

2. На открывшейся странице выберите нужное подразделение, в которое требуется направлять документы.
3. Затем в открывшемся окне активируйте переключатель «Маршрутизировать входящие документы в это подразделение» и отметьте условия, при которых документ будет автоматически направляться в выбранное подразделение.
4. Нажмите «Сохранить».

Работа с сотрудниками

r

Обратите внимание: добавление, редактирование, блокировка и удаление сотрудников доступны только для пользователей с правами администратора.

Для работы с сотрудниками, перейдите к кнопке «Настройки», которая находится в правом верхнем углу страницы, и выберите раздел «Сотрудники».
На странице «Сотрудники» есть полный список всех сотрудников и названия подразделений, к которым они относятся.
  • Значок короны рядом с ФИО сотрудника указывает на то, что данный сотрудник является администратором.
  • Значок замка рядом с ФИО сотрудника означает, что данный сотрудник заблокирован.

Добавление сотрудников осуществляется через кнопку «Добавить сотрудника», после предпочтительный способ ввода данных:

— По сертификату КЭП.
— По электронной почте и установке пароля.

Также возможно принять или отклонить запрос на добавление сотрудника, если запрос был отправлен самостоятельно. Запросы отображаются на вкладке «Запросы на доступ».

— Изменение данных сотрудника осуществляется путем открытия его карточки по ссылке с его ФИО. После внесения необходимых изменений следует нажать кнопку «Сохранить».
— Для временной блокировки или разблокировки сотрудника, например, в случае отпуска или болезни, предусмотрена соответствующая функция.
— Удаление сотрудника осуществляется путем открытия его карточки по ссылке с его ФИО и последующим нажатием на ссылку «Удалить».

Также имеется возможность сохранить список всех сотрудников организации на компьютер, используя ссылку «Скачать список сотрудников».

Добавление сотрудника

Добавление сотрудника в Диадок зависит от выбора метода входа в систему:

— По логину и паролю: этот способ позволяет работать в Диадоке с любого компьютера, имеющего доступ в интернет. Однако при таком входе недоступна функция подписания документов, поскольку для этого требуется использование сертификата.
— По сертификату: для этого метода входа необходимо наличие сертификата на рабочем месте сотрудника. При использовании сертификата доступны все функции сервиса, включая возможность подписания документов.

Добавление сотрудника с доступом по паролю:

1. Нажмите на кнопку «Настройки» и выберите пункт меню «Сотрудники».

2. На странице со списком сотрудников перейдите к разделу «Добавить сотрудника».
3. После этого, в открывшемся окне выберите вариант «По электронной почте и паролю».
4. В открывшейся карточке сотрудника необходимо заполнить следующие обязательные поля:
— Обязательные поля для заполнения: электронная почта, ФИО, должность.
r

Обратите внимание: если электронная почта уже зарегистрирована в Диадоке, изменить ФИО будет невозможно. Это сможет сделать только сам пользователь, через раздел «Настройки» → «Персональные настройки».

— Подразделение: выберите подразделение, к которому относится сотрудник, из раскрывающегося списка.
— Доступ к документам: выберите тип документов, доступ которым имеет сотрудник, из раскрывающегося списка. При выборе значения «К документам разных подразделений» необходимо указать подразделения с помощью ссылки «Выбрать».
— Пользователь может: отметьте галочками права, которыми наделяется сотрудник. Подписывать документы будет возможно только при наличии у сотрудника сертификата электронной подписи. Право «Администрировать организацию» позволяет управлять данными организации, подразделений и сотрудников.
— Сообщения: выберите, показывать ли контрагентам этого сотрудника в списке потенциальных получателей сообщений или нет. Если выбрано «Не показывать», сотрудник не будет виден в списке, но сам сотрудник сможет начинать диалоги.
— На вкладке «Уведомления на почту» отметьте события, о которых сотрудник должен получать уведомления на свой адрес электронной почты: о приглашениях от контрагентов, о движении документов, о новостях и новых сообщениях.

5. Воспользуйтесь кнопкой «Сохранить».
6. На адрес электронной почты сотрудника будет отправлено приглашение. Просим перейти по ссылке «Войти в организации», указанной в сообщении. После этого сотрудник сможет начать работу в Диадоке.

Добавление сотрудника с сертификатом

1. Для добавления нового сотрудника требуется предоставить файл открытого ключа сертификата (*.cer).
2. Выберите «Настройки» → «Сотрудники».

3. На странице со списком сотрудников выберите «Добавить сотрудника».
4. Откроется окно, в котором выберите опцию «По сертификату КЭП».

5. Нажмите «Загрузить открытый ключ», выберите файл ключа (*.cer) и нажмите «Открыть».
6. Если реквизиты сертификата сотрудника отличаются от реквизитов организации, необходимо указать на основании чего сотрудник имеет доступ к документам организации (например, номер и дата доверенности) и нажать «Далее».

7. Заполните данные о сотруднике, обязательно указав:

  • «Электронная почта», «ФИО» и «Должность». Поля обязательны для заполнения. «Настройки» → «Персональные настройки».
  • Выберите подразделение, к которому относится сотрудник, а также доступные ему документы из соответствующих раскрывающихся списков.
  • Укажите права, которыми наделяется сотрудник, отметив соответствующие галочки. Например, право на подписание документов требует наличия сертификата электронной подписи.
  • Настройте отображение сотрудника в списках контрагентов для сообщений.
  • Выберите сертификат сотрудника и укажите дополнительные данные о его полномочиях и уведомлениях на почту.

8. После завершения настроек, нажмите кнопку «Сохранить».
9. Сотруднику будет отправлено приглашение на указанную электронную почту. После перехода по ссылке «Войти в организации», указанной в приглашении, он сможет начать работу в системе Диадок.

Настройка прав сотрудника

  1. Перейдите в меню «Настройки» → «Сотрудники».

2. В отображенном списке найдите нужного пользователя и кликните на его ФИО.
3. В открывшейся карточке сотрудника найдите раздел «Пользователь может» и выберите необходимые действия, отметив их галочками.

Блокировка сотрудника

Возможность блокировки сотрудника в Диадоке предоставляет возможность временно ограничить его доступ к организации, например, во время отпуска, больничного или по другим причинам. Важно отметить, что все данные сотрудника и его настройки сохраняются в системе во время блокировки. Любой администратор организации может в любой момент разблокировать сотрудника, восстановив его доступ.

Для блокировки или разблокировки сотрудника выполните следующие шаги:

  1. Откройте список сотрудников. Для этого нажмите на кнопку «Настройки», которая находится в правом верхнем углу страницы, а затем выберите пункт «Сотрудники».

2. Выберите нужного сотрудника из списка сотрудников. Заблокированные сотрудники будут отмечены значком замка, позволяющим легко идентифицировать их в списке.

Для блокировки сотрудника выполните следующие шаги:

  1. Найдите нужного сотрудника в списке и выберите его.
  2. Нажмите на ссылку «Заблокировать сотрудника».
  3. В открывшемся окне укажите комментарий, объясняющий причину блокировки сотрудника.
  4. Нажмите кнопку «Заблокировать».

После этого сотрудник будет заблокирован и лишен доступа к организации.

r

Важно: документы, отправленные сотруднику на согласование, подписание или по маршруту, останутся без изменений. Если необходимо передать эти документы другому сотруднику, отмените передачу на подпись, согласование или снимите документ с маршрута.

Для разблокировки сотрудника следует выполнить следующие действия:

  1. Найдите нужного сотрудника в списке и выберите его.
  2. Нажмите на ссылку «Разблокировать сотрудника».

После этого сотрудник будет разблокирован и сможет продолжить свою работу в организации.

Отправьте заявку и начните работать в Контур.Диадок