Кто обязан внедрить транспортный ЭДО и как подготовить бизнес-процессы

С 1 сентября 2026 года вступает в силу обязательное требование по оформлению ключевых перевозочных документов исключительно в электронном виде. Это масштабное изменение затронет всех участников логистических цепочек: от крупнейших промышленных предприятий до небольших торговых компаний. Основой для грядущих изменений стал подписанный 7 июня 2025 года Федеральный закон № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и отдельные законодательные акты Российской Федерации», который радикально перестраивает правила игры в B2B-логистике.

Кто и когда переходит на ЭПД

Переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) предусмотрен государственной «Стратегией цифровой трансформации транспортной отрасли РФ до 2030 года», утвержденной Распоряжением Правительства РФ от 19 декабря 2025 года № 3887-р.

Одной из целей стратегии является полный переход отрасли на электронный документооборот. Для оценки результатов Минтранс России использует «Индекс цифровой трансформации грузоперевозок», методика расчета которого утверждена приказом Минтранса России от 9 апреля 2025 года № 128. Индекс показывает долю электронных перевозочных документов в общем объеме оформленных перевозочных документов.

Важно! С 1 сентября 2026 года абсолютно все участники коммерческих грузоперевозок, вне зависимости от их отраслевой принадлежности и масштаба бизнеса, обязаны отказаться от бумажного документооборота в пользу ЭПД при привлечении сторонних перевозчиков или экспедиторов.

Законодательство определяет обязанности каждого участника перевозочного процесса. На электронный документооборот переходят:

• Заказчики перевозки (грузоотправители) – юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые привлекают коммерческого перевозчика для доставки груза;
• Экспедиторы – организации, которые выступают посредниками, организуют перевозку и принимают груз во владение в соответствии с Федеральным законом № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности».
• Перевозчики – транспортные компании и индивидуальные предприниматели, которые оказывают услуги по перевозке грузов автомобильным транспортом.
• Грузополучатели – организации, которые принимают груз в месте доставки. Даже если грузополучатель не заключает договор с перевозчиком напрямую, он участвует в перевозочном процессе и подписывает электронные перевозочные документы при приемке груза.

Пример из практики! Торговая сеть закупает продукцию у завода-производителя на условиях самовывоза и нанимает для этого транспортную компанию.

В этом случае:

• завод выступает грузоотправителем (он осуществляет фактическую погрузку и подписывает первый титул);
• транспортная компания – перевозчиком;
• торговая сеть одновременно является заказчиком перевозки и грузополучателем.

Все участники перевозки работают с ЭПД и подписывают свою часть документов в рамках единого процесса.

Какие документы становятся строго электронными

Федеральный закон № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» устанавливает перечень перевозочных документов, которые необходимо оформлять в электронном виде. К ним относятся:

1. Электронный заказ (заявка) – документ, который оформляют перед началом перевозки. Он подтверждает договоренность между заказчиком и перевозчиком о выполнении перевозки.
2. Электронная транспортная накладная (ЭТРН) – основной перевозочный документ, который сопровождает груз на всем маршруте и подтверждает факт перевозки.
3. Электронный заказ-наряд – применяется при перевозках по договору фрахтования транспортного средства.
4. Электронная сопроводительная ведомость – оформляется при контейнерных перевозках, если погрузка или выгрузка выполняется со снятием контейнера с транспортного средства.
5. Электронный путевой лист (ЭПЛ) – документ, который содержит сведения о работе водителя и транспортного средства.
6. Электронные экспедиторские документы – документы, используемые при оказании транспортно-экспедиционных услуг, включая поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписку.

Нормативная база и порядок обмена ЭПД

Порядок обмена электронными перевозочными документами, требования к их формату и правила передачи в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) устанавливает Постановление Правительства РФ от 21 мая 2022 года № 931 (в редакции Постановления Правительства РФ от 25 марта 2023 года № 476).

Справка! ГИС ЭПД – это государственная информационная система, которая аккумулирует данные обо всех коммерческих грузоперевозках в стране.

Организации не взаимодействуют с ГИС ЭПД напрямую. Для передачи документов необходимо использовать информационные системы аккредитованных операторов ИС ЭПД.

На сегодняшний день Минтранс России аккредитовал ограниченное число операторов ИС ЭПД, в том числе компанию «Контур». Между операторами действует роуминг, поэтому участникам перевозки не требуется подключаться к одному и тому же оператору.

Например, если грузоотправитель работает в Диадоке, а перевозчик использует систему другого аккредитованного оператора, они смогут обмениваться электронными перевозочными документами без дополнительных настроек и ограничений.

Технические требования к ЭПД и форматы ФНС

Все электронные перевозочные документы оформляются в виде XML-файлов по утвержденным ФНС России форматам. Каждый электронный перевозочный документ состоит из отдельных информационных блоков – титулов. Их последовательно заполняют и подписывают участники перевозки по ходу выполнения перевозки. Такой порядок позволяет фиксировать каждое действие: оформление документа, погрузку, перевозку и приемку груза.

Важно! Чтобы электронный документ имел юридическую силу, необходимо соблюдать утвержденный формат ФНС и установленный порядок обмена документами.

Для подписания ЭПД участники информационного взаимодействия используют усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), выпущенную в рамках инфраструктуры Госуслуг.

Пошаговый сценарий обмена ЭТРН и заказами-заявками

Порядок обмена электронными перевозочными документами установлен Постановлением Правительства РФ № 931. Рассмотрим, как оформляются два основных документа – электронный заказ-заявка и электронная транспортная накладная (ЭТРН).

Сценарий 1. Оформление электронного заказа-заявки

Заказ-заявка оформляется до начала перевозки и подтверждает согласие перевозчика выполнить доставку груза.

Документ состоит из двух титулов:

Титул 1 оформляет грузоотправитель. Он указывает условия перевозки, адреса погрузки и выгрузки, сведения о грузе, требования к транспортному средству и подписывает документ электронной подписью.

Титул 2 оформляет перевозчик. Он указывает сведения о транспортном средстве, водителе и стоимости перевозки, после чего также подписывает документ электронной подписью.

После подписания обоих титулов оператор автоматически передает заказ-заявку в ГИС ЭПД.

Сценарий 2. Оформление ЭТРН (4 обязательных титула)

Электронная транспортная накладная сопровождает груз на всем протяжении перевозки. В ее оформлении участвуют три стороны: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель.

Базовый сценарий включает четыре обязательных титула.

Шаг 1. Погрузка (Титул грузоотправителя – Т1)

Грузоотправитель вносит в документ сведения о грузе, транспортном средстве, водителе и фактических условиях погрузки. После заполнения титул подписывается электронной подписью.

Шаг 2. Прием груза перевозчиком (Титул перевозчика – Т2)

Перевозчик проверяет соответствие груза сведениям, указанным в первом титуле. При необходимости он фиксирует замечания и подписывает второй титул электронной подписью.

После подписания первых двух титулов данные передаются в ГИС ЭПД, где для перевозки формируется уникальный QR-код. Во время перевозки водитель предъявляет этот QR-код сотрудникам ГИБДД при проверке документов.

 

Шаг 3. Выгрузка (Титул грузополучателя – Т3)

После прибытия груза грузополучатель проверяет его состояние и количество, фиксирует дату и время приемки, а также результат приемки — полную, частичную или отказ от приемки. Затем подписывает третий титул электронной подписью.

Шаг 4. Передача груза (Титул перевозчика – Т4)

Водитель подтверждает факт передачи груза грузополучателю, при необходимости фиксирует замечания по выгрузке и подписывает четвертый титул электронной подписью.

После подписания Т4 электронный документооборот по перевозке считается завершенным, а QR-код перестает действовать.

Пример из практики! В случае частичной приемки груза получателем на шаге 3, грузоотправитель после получения Т3 обязан сформировать опциональный титул переадресовки или возврата груза (Т9), а перевозчик – акцептовать его титулом Т7. Только после этого ТС может легально двигаться на новый адрес или обратно на склад отправления.

Работа с транспортным ЭДО в Диадоке

Пользователи Контур.Диадока могут работать с электронными перевозочными документами как через веб-версию сервиса, так и через интеграционный модуль для 1С. Выбор способа работы зависит от объема документооборота и внутренних бизнес-процессов компании.

Работа в веб-версии Диадока

В левом меню Диадока доступен раздел «Транспортный ЭДО», в котором можно создавать, подписывать и отправлять перевозочные документы.

Процесс работы выглядит следующим образом::

1. В разделе «Новый документ» выберите вкладку «Транспортный ЭДО» и создайте нужный документ: заказ-заявку или транспортную накладную.
2. Заполните документ в XML-редакторе. В левой части экрана расположено навигационное меню по разделам документа. Система автоматически подсвечивает обязательные для заполнения поля красным цветом.
3. Заполните необходимые сведения. Данные о контрагентах, адресах, транспортных средствах и водителях можно подставлять из справочников организации, что сокращает объем ручного ввода.
4. Перед отправкой система выполняет форматно-логический контроль (ФЛК). Она проверяет корректность заполнения реквизитов, например ИНН, дат, числовых значений и других обязательных полей. Если обнаружены критические ошибки, документ нельзя отправить до их исправления.
5. После проверки документ подписывается электронной подписью и отправляется контрагенту. Статус прохождения титулов и подписей наглядно отображается в общей ленте документов.

Работа через модуль Диадока для 1С

Если компания ежедневно оформляет большое количество перевозочных документов (от 100 отгрузок в день), удобнее работать непосредственно из 1С. Для этого используется модуль Диадока с плагином «Перевозочные документы», который позволяет:

• создавать заказы-заявки и ЭТРН на основании документов «Реализация товаров и услуг» или «Транспортная накладная» в 1С;
• автоматически переносить сведения о грузе, транспортном средстве, водителе и других реквизитах в электронный документ;
• подписывать и отправлять документы без выхода из интерфейса 1С.

План подготовки бизнеса к 1 сентября: чек-лист для руководителя

Переход на ЭПД требует подготовки не только программного обеспечения, но и внутренних процессов компании. Внедрение затрагивает работу сотрудников, которые оформляют, подписывают и принимают перевозочные документы.

Чтобы избежать сложностей перед вступлением обязательных требований в силу, подготовку рекомендуется начать заранее. По мере приближения установленного срока нагрузка на службы поддержки операторов ЭДО будет возрастать, поэтому настройка системы и тестирование могут занять больше времени.

Подготовку удобно разделить на несколько этапов:

1. Проведите аудит процессов и контрагентов. Составьте перечень постоянных перевозчиков, экспедиторов и покупателей, с которыми работает компания. Уточните, к каким операторам ЭДО они подключены.
2. Подготовьте электронные подписи для сотрудников. Оформите усиленные квалифицированные (УКЭП) или усиленные неквалифицированные электронные подписи (УНЭП) сотрудникам, которые будут подписывать перевозочные документы, например кладовщикам и работникам, отвечающим за погрузку. При необходимости оформите машиночитаемые доверенности (МЧД).
3. Настройте транспортный ЭДО в Диадоке. В разделе «Настройки» → «Реквизиты организации» → «Транспортное ЭДО» установите отметку «Готов к работе с ЭПД». После этого ваши контрагенты в Диадоке увидят, что организация готова к тестовому обмену электронными перевозочными документами.
4. Проведите тестовый обмен документами. При отправке первого тестового документа в Диадоке автоматически становятся доступны бесплатный промо-пакет на 25 электронных перевозочных документов и лицензия на плагин для 1С сроком на 30 дней. Этот период можно использовать для тестирования процессов и проведения пилотных перевозок.
5. Обучите сотрудников. Проведите инструктаж для работников склада, логистов и других сотрудников, участвующих в оформлении перевозочных документов. Обратите внимание, что электронные документы требуют полного и корректного заполнения обязательных реквизитов: пропустить обязательные поля, как это иногда происходило при работе с бумажными документами, не получится.

Вопрос-Ответ (FAQ)

Нужно ли грузополучателю приобретать платные пакеты или лицензии для работы с ЭПД?

Если организация выступает только в роли грузополучателя и подписывает только входящие электронные транспортные накладные (титул Т3) в веб-версии Диадока, приобретать дополнительную лицензию на плагин не требуется.

Для работы понадобятся:

• доступ к Диадоку;
• электронные подписи сотрудников, принимающих груз.

Если организация планирует автоматизировать подписание титула Т3 через 1С или использовать более сложные сценарии приемки, например с интеграцией складских систем и приемкой по позициям, потребуется соответствующее интеграционное решение и пакет документов для работы с ЭПД.

Как водитель предъявляет ЭТРН инспектору ГИБДД, если нет интернета?

Для предъявления электронной транспортной накладной подключение к интернету не требуется.

После подписания титулов Т1 и Т2 оператор передает сведения в ГИС ЭПД, где для перевозки формируется уникальный QR-код. Он сохраняется в мобильном приложении водителя (как обычное изображение) и доступен даже при отсутствии связи.

Во время проверки инспектор ГИБДД сканирует QR-код служебным устройством. Система расшифровывает данные в офлайн-режиме и отображает транспортную накладную в человекочитаемом виде со сведениями о транспортном средстве, водителе и перевозимом грузе.

 

Нужно ли оформлять ЭТРН и электронный путевой лист при перевозке собственных грузов?

Если организация перевозит собственный груз собственным транспортным средством силами штатного водителя и не привлекает коммерческого перевозчика по договору перевозки или фрахтования, требования об обязательном использовании ЭТРН с 1 сентября 2026 года на такие перевозки не распространяются.

В этом случае перевозка оформляется путевым листом. На сегодняшний день использование электронного путевого листа (ЭПЛ) при перевозках для собственных нужд остается добровольным.

Исключение действует для перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции. С 1 марта 2027 года такие перевозки, в том числе собственным транспортом, должны сопровождаться электронными путевыми листами.

Мы работаем через экспедитора. Кто в этом случае должен формировать ЭТРН и заказ-заявку?

Порядок оформления документов зависит от условий договора транспортной экспедиции.

Если экспедитор принимает груз во владение и действует от своего имени, именно он указывает в электронной транспортной накладной статус «является экспедитором» в соответствии с правилами заполнения раздела 1 формы транспортной накладной, утвержденными Постановлением Правительства РФ № 2200, а также инициирует создание ЭТРН и заказа-заявки.

Если экспедитор выступает только как агент, который организует поиск перевозчика, а груз передается перевозчику непосредственно грузоотправителем, оформлять документы и подписывать первый титул обязана организация, являющаяся фактическим грузоотправителем.