Приглашение одного контрагента

Для начала электронного документооборота необходимо, чтобы один участник отправил приглашение на обмен документами, а второй участник принял это приглашение. Приглашение можно отправить как одному юридическому лицу, так и сразу нескольким юрлицам.

Как пригласить контрагента в Диадок

Чтобы пригласить контрагента:

    1. Перейдите в раздел «Контрагенты» и выберите «+ Поиск и приглашение».
    2. Начните вводить ИНН или название организации в строке поиска. Появится список организаций, соответствующих запросу. Выберите нужного контрагента из списка. Также можете нажать клавишу Enter, чтобы отобразить список юридических лиц, в названии или ИНН которых есть введенные символы.
    3. После выбора контрагента наведите курсор на его название и нажмите появившуюся кнопку «Отправить приглашение».

 4. В открывшемся окне укажите предпочтение относительно получения и/или отправки документов. Также, в этом окне можно указать свои ФИО, должность и контактные данные, чтобы обеспечить эффективное взаимодействие с контрагентами при обмене документами. Эти данные могут быть полезны для обеспечения связи и уточнения информации в процессе работы с документами.

Если в строке появляется другая кнопка или надпись:

  • «Оставить заявку на настройку»: используется, когда контрагент работает с другим оператором ЭДО. Здесь можно отправить запрос на настройку роуминга. Подробнее о роуминге в разделе «Контрагенты в роуминге».
  • «Принять приглашение»: контрагент уже отправил приглашение. Просто нажмите на кнопку, чтобы принять его. Контрагент будет перенесен в список «Ваши контрагенты», и можно начать обмен документами.
  • «Ожидается ответ»: уже отправили приглашение, но контрагент еще не ответил на него.
  • «Пустое поле»: отправка приглашения невозможна, например, если организация была ликвидирована.

5. Если необходимо, можно прикрепить документы к вашему сообщению, например, дополнительные соглашения с контрагентом или другие документы. Также, в зависимости от потребностей, можно запросить ответную подпись контрагента под документом, чтобы подтвердить его принятие или согласие.

r

Обратите внимание: функция доступна лишь для абонентов Диадока. В случае использования роуминга, такие документы не будут доставлены.

6. Если контрагент находится в группе «Еще не обменивались документами» или «Не подключены», укажите адрес электронной почты контактного лица приглашаемого контрагента. На этот адрес будет отправлено письмо с информацией о приглашении и инструкциями по подключению к Диадоку.

7. Нажмите кнопку «Отправить приглашение». Если приглашение сопровождается документами, будет доступна кнопка «Подписать и отправить».
8. После отправки приглашения контрагент будет перемещен в папку «Ожидается ответ».
9. Он увидит приглашение в своем аккаунте в Диадоке или в сервисе своего оператора ЭДО. Если контрагент не подключен к Диадоку, он получит приглашение при первом входе в сервис.
10. Когда контрагент примет приглашение, он будет перемещен в папку «Ваши контрагенты», и можно начать обмениваться документами в Диадоке.

Что отображается в списке найденных контрагентов

Все контрагенты подразделяются на следующие группы:

  1. «Работают в Диадоке»: организации, которые уже активно обмениваются электронными документами через Диадок.
  2. «Еще не обменивались документами в Диадоке»: юридические лица, которые имеют доступ к Диадоку, но еще не начали обмениваться электронными документами.
  3. «Не подключены к Диадоку»: организации, которые либо отсутствуют в списках ЕГРЮЛ/ЕГРИП, либо не подключены к системе Диадок.

Если отображается надпись «Искали вас» напротив названия организации, это означает, что вашу компанию искали в Диадоке с использованием массовой проверки контрагентов.

Дополнительная информация, такая как вид деятельности организации и контактные данные ответственных за электронный документооборот (ЭДО), отображается только для организаций, которые предоставили эту информацию на своей странице «Реквизиты организации». Контактные данные ответственных станут доступны после добавления организации в список контрагентов.

Одна организация может обмениваться документами через различных операторов ЭДО. Поэтому в результате поиска может быть несколько записей по одному контрагенту. В Диадоке организации, работающие через других операторов ЭДО, помечаются с указанием наименования оператора. Дополнительную информацию о других операторах можно найти в статье «Контрагенты в роуминге».

Почему не получается найти контрагента

В Диадоке доступен поиск контрагента по названию, ИНН или ИНН-КПП.

l

Например: если ищете по идентификатору участника ЭДО, это не поддерживается. Можно найти контрагента по его названию, ИНН или ИНН-КПП, а затем сверить идентификатор участника ЭДО, перейдя на его карточку и нажав на ссылку «ID».

— Если контрагент работает через другого оператора ЭДО и вы не можете найти его, следует отправить заявку на настройку роуминга.
— Если при поиске контрагента найдено много организаций, среди которых вы не можете найти нужную, необходимо уточнить поиск, указав ИНН и КПП контрагента в формате ИНН-КПП.

Если среди найденных организаций нет нужной с нужным КПП, возможны несколько причин:

  1. Филиал с нужным КПП может находиться далеко в результатах поиска и просто не отображаться на экране. Чтобы найти его, в строке поиска укажите его ИНН и КПП в формате ИНН-КПП.
  2. У организации могут быть филиалы с разными КПП, а в Диадоке эта организация зарегистрирована с КПП головной организации. В этом случае:
    • Обратитесь к контрагенту и уточните КПП ящика головной организации и идентификатор участника ЭДО.
    • Найдите организацию по ИНН-КПП или названию.
    • Откройте карточку контрагента, нажмите «ID» и сверьте идентификатор участника ЭДО.

Если отображается надпись «Искали вас» напротив названия организации, это означает, что вашу компанию искали в Диадоке с использованием массовой проверки контрагентов.

Дополнительная информация, такая как вид деятельности организации и контактные данные ответственных за электронный документооборот (ЭДО), отображается только для организаций, которые предоставили эту информацию на своей странице «Реквизиты организации». Контактные данные ответственных станут доступны после добавления организации в список контрагентов.

Одна организация может обмениваться документами через различных операторов ЭДО. Поэтому в результате поиска может быть несколько записей по одному контрагенту. В Диадоке организации, работающие через других операторов ЭДО, помечаются с указанием наименования оператора. Дополнительную информацию о других операторах можно найти в статье «Контрагенты в роуминге».

Если нет кнопки «Подписать и отправить»

Если к приглашению приложены файлы документов, его необходимо подписать перед отправкой. Для этого появляется кнопка «Подписать и отправить». Если кнопка недоступна, это может означать, что у пользователя несколько сертификатов, и ни один из них не выбран для подписания документов. Чтобы выбрать нужный сертификат, используйте ссылку «Выбрать».

Чтобы установить сертификат по умолчанию, перейдите в персональные настройки.

Отправьте заявку и начните работать в Контур.Диадок