С 1 сентября 2026 года электронный документооборот становится обязательным для большинства участников коммерческих грузоперевозок. Бизнесу приходится перестраивать привычные процессы и заново выстраивать обмен документами с контрагентами. Ниже разобраны обязанности по использованию ЭПД, критерии выбора, работа роуминга и порядок перехода от одного оператора к другому.
Кто должен использовать ЭПД и зачем нужен оператор
Электронные перевозочные документы (ЭПД) – это цифровые аналоги бумажных путевых листов и транспортных накладных. Они имеют ту же юридическую силу, если подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Организации, которые перевозят грузы или пассажиров, используют транспортные средства в служебных целях или эксплуатируют спецтранспорт, вправе сами выбирать, как оформлять путевые листы: на бумаге или в электронном виде.
Исключение установлено для отдельных видов продукции. С 1 сентября 2026 года ЭПД обязательны при перевозке автомобильным транспортом пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи и спиртосодержащей непищевой продукции, подлежащих обязательной маркировке. Постановлением Правительства РФ от 28.11.2025 № 1944 закреплено, что оборот этой продукции должен полностью дублироваться через ЭДО и ГИС ЭПД.
Справка! ГИС ЭПД – государственная информационная система электронных перевозочных документов. Это платформа, которая регулирует обмен сопроводительной документацией для грузоперевозок в цифровом формате.
Взаимодействовать с ГИС ЭПД напрямую участники перевозки не могут. Для этого нужен оператор ИС ЭПД – аккредитованная Минтрансом организация-посредник. Операторов к этому обязывает Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Оператор предоставляет услуги для работы с ЭПД и обеспечивает обмен документами между участниками перевозки и государственной системой. В его задачи входит:
- оформление электронных перевозочных документов;
- передача документов в ГИС ЭПД;
- проверка информации от участников обмена и отказ от передачи файлов с ошибками.
Без договора с аккредитованным оператором участвовать в информационном взаимодействии невозможно.
Роуминг между операторами ИС ЭПД
Роуминг между операторами ИС ЭПД – это технология, которая позволяет обмениваться электронными документами компаниям, подключённым к сервисам разных операторов. Если вы и ваш контрагент пользуетесь разными сервисами, документы между вами будут передаваться именно через роуминг. Чем больше роуминговых связей настроено у оператора, тем проще его клиентам запустить документооборот с партнёрами.
Часть операторов ещё тестирует роуминг и обменивается логистическими документами с ограниченным числом других операторов. Проверить, с кем настроен роуминг у конкретного оператора, можно на сайте ФНС. Важно и то, что роуминг настраивается не сразу по всем видам документов, а по каждому типу отдельно, поэтому при выборе оператора стоит уточнить, какими именно ЭПД можно обмениваться.
Пример! Перевозчик должен подписывать электронный заказ-заявку (ЭЗЗ) и электронную транспортную накладную (ЭТрН). Если клиент перевозчика работает с другим оператором, а роуминг настроен только для ЭТрН, полный цикл транспортного ЭДО в роуминге реализовать не получится.
Как устроен роуминг в сервисе Логистика от Контур.Диадока
Операторы самостоятельно настраивают роуминг между своими сервисами. После этого обмен документами между пользователями идёт по обычной схеме. Раньше для отправки документов контрагенту в роуминге требовалось создать ему ящик в Диадоке или Логистике. Сейчас создавать ящик и подавать заявку не нужно: обмен ЭПД между сервисами разных операторов доступен без приглашений и предварительной настройки.
Клиенты сервиса Логистика могут обмениваться ЭТрН в роуминге со всеми аккредитованными операторами. По электронному заказу-заявке и экспедиторским документам роуминг настроен со следующими компаниями:
- Такском;
- Компания «Тензор»;
- Калуга Астрал;
- Эдивеб;
- Эвотор ОФД;
- СберКорус;
- ФораПром;
- Точка;
- НТСсофт.
Роуминг с остальными операторами находится на стадии тестирования, а информация о типах документов в роуминге постоянно обновляется.
Как найти в Логистике контрагента из другого сервиса
Допустим, грузоотправитель – клиент Логистики – подписывает свой титул в ЭТрН и хочет направить документ по цепочке перевозчику, который пользуется другим сервисом. В строке поиска организаций нужно ввести ИНН перевозчика: рядом с названием компании отобразится оператор, в сервисе которого она работает. Список контрагентов можно также загрузить файлом и проверить всех сразу.
Если контрагент не нашёлся, воспользуйтесь кнопкой «Искать в базе ФНС». В открывшемся окне введите ИНН и КПП контрагента или идентификатор участника ЭДО и нажмите «Искать». Организация, которая работает с ЭДО, появится в списке с указанием сервисов всех операторов, где она зарегистрирована. Выберите её и нажмите «Сохранить».
Как получать ЭПД из другого сервиса: идентификатор участника ЭДО
Если контрагент хочет отправить вам документ из сервиса другого оператора, сообщите ему свой идентификатор участника ЭДО (ID участника ЭДО). Это уникальный номер организации в системе ЭДО, состоящий из цифр и символов. По нему контрагент найдёт вас в своём сервисе и отправит ЭПД в роуминге без предварительного приглашения и настроек.
Идентификатор отображается для каждой организации в списке ваших организаций: его нужно скопировать и передать контрагенту. У компаний, которые работают с электронными документами в нескольких сервисах, в каждом сервисе свой идентификатор. Если же организация зарегистрирована и в Диадоке, и в Логистике, идентификатор в обоих сервисах одинаков.
Что делать при ошибках в роуминге
При отправке документа в роуминге может появиться ошибка вида «Roaming service or operator doesn’t support entities… OperatorCouldNotRecieve…». В этом случае последовательно проверьте следующее:
- Определите тип документа: в роуминге поддерживаются не все типы, актуальный список приведён в инструкции сервиса.
- Проверьте настройки роуминга и выбор контрагента, так как самая частая причина ошибок – неправильно выбранный роуминговый ящик.
- Проверьте особенности документооборота: возможно, вы направляете документ организации, работающей в тестовом режиме, или пытаетесь отправить в роуминге шаблон (черновик) того типа документа, для которого обмен черновиками пока не поддерживается.
Заметить, что роуминг «отвалился», можно по нескольким признакам: документы висят в статусе «Ожидает доставки» больше нескольких часов, не приходят квитанции, а в карточке контрагента статус связи отличается от «Активна». Проверять это нужно до дедлайна по сдаче, а не в последний день.
Важно! Ответственность за просрочку из-за неработающего роуминга лежит на организации-отправителе. Оператор лишь передаёт документ, а обязанность обеспечить доставку и уложиться в сроки остаётся на налогоплательщике. Поэтому статус отправленных документов лучше проверять на следующий рабочий день.
Порядок подключения: от выбора оператора до тестового документа
Подключение к ЭПД состоит из нескольких последовательных этапов, и часть из них – получение подписи, регистрация в государственной системе – требует времени, поэтому начинать лучше заранее. Практический порядок действий выглядит так:
- Проверьте актуальный реестр аккредитованных операторов на сайте Минтранса и определите операторов со статусом «Подключен».
- Оцените тарифы нескольких операторов: сравните стоимость подключения, ежемесячного обслуживания и обработки одного документа.
- Запросите подробные коммерческие предложения у трёх-пяти операторов из реестра. В них должны быть указаны все расходы и дополнительные услуги, такие как интеграция с учётной системой, выдача КЭП, мобильное приложение. Так вы сможете рассчитать общую стоимость владения и выбрать экономически выгодный вариант.
- Уточните наличие готовой интеграции с вашей учётной системой («1С:ЗУП», «1С:Бухгалтерия» или собственная CRM): она позволит автоматически передавать данные о перевозках из «1С» в ИС ЭПД без ручного ввода.
- Проверьте доступность и качество службы поддержки, включая круглосуточный бесплатный номер 8 (800) и среднее время ответа на запросы. Работа с ЭПД будет вестись ежедневно, а любые технические проблемы могут привести к срыву графиков перевозок.
- Заполните форму регистрации на сайте выбранного оператора и запросите персональную консультацию менеджера для оформления документов.
- Оформите УКЭП в ФНС или в доверенном удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры России. Без УКЭП оформить ЭПД невозможно, поскольку документ не будет иметь юридической силы.
- Заключите с оператором соглашение об электронном документообороте перевозочных документов, подписав его УКЭП. Договор считается заключённым только после подписания соглашения, и лишь тогда вы получаете право начать работу с ЭПД.
- Зарегистрируйтесь в ГИС ЭПД через портал Госуслуг (gosuslugi.ru), используя учётную запись юридического лица или ИП. Система проверит ваши данные, свяжется с оператором для подтверждения договора и откроет доступ к личному кабинету в ГИС ЭПД, где можно управлять всеми документами.
- Настройте интеграцию между учётной системой и ИС ЭПД через готовый модуль, API или веб-интерфейс оператора, в зависимости от способа подключения. Если у оператора есть готовый модуль интеграции для «1С», скачайте его и установите в свою конфигурацию по инструкции из технической документации.
- Перед началом реальной работы отправьте один тестовый ЭПД и проверьте корректность заполнения, подписание УКЭП и передачу в ГИС ЭПД. Тестовый документ должен получить статус «Подтвержден», а данные должны быть корректными и без ошибок форматирования.
Как перейти с одного оператора ЭДО на другой и не потерять документы
Смена оператора – операция с рисками: можно потерять связи с контрагентами, «порвать» роуминговые каналы или оставить документы в старом сервисе. Чтобы переход прошёл без потерь, его нужно подготовить заранее. До начала перехода сделайте следующее:
- выгрузите архив документов из старого сервиса (XML и подписи, если для архива нужна юридическая значимость);
- составьте список активных контрагентов с указанием их операторов;
- уточните, работают ли с новым оператором те, кто нужен ежедневно: маркетплейсы, сети, транспортные компании;
- проверьте, не действует ли на старом сервисе роуминговая связь, которую нельзя просто «выключить» в середине месяца.
После этого подключите нового оператора, получите ящик, пройдите идентификацию и выпустите или загрузите подпись. Если вы используете машиночитаемую доверенность, ее нужно оформить на нового оператора. Затем сообщите контрагентам свой новый идентификатор и настройте роуминг с ключевыми партнерами со стороны нового сервиса. Документы отправляйте уже из нового сервиса, а старый оставьте только для чтения. Доступ к нему, как правило на архивном тарифе, стоит сохранить минимум на срок исковой давности по документам. Бумажная копия XML без подписи при проверке ФНС принимается не всегда, поэтому важно сохранить именно машиночитаемый архив.
Чтобы обмениваться ЭПД без перебоев, бизнес использует модуль Логистика от Контур.Диадока.