Вступили в силу изменения в правилах перевозки грузов и пассажиров, которые частично переводят путевые листы в цифровой формат. Обязательное использование электронных путевых листов (ЭПЛ) с 1 сентября 2026 коснется только определенных сфер бизнеса, тогда как большинство компаний смогут сохранить привычный бумажный документооборот.
Кому необходимо перейти на электронный формат
Новые требования по обязательному оформлению ЭПЛ затронут участников рынка, занимающихся транспортировкой отдельных видов подлежащей маркировке алкогольной и спиртосодержащей продукции. Согласно нормам Постановления Правительства от 28.11.2025 № 1944, правила распространяются на перевозку:
- пива и пивных напитков;
- сидра, пуаре и медовухи;
- спиртосодержащей непищевой продукции.
При этом жесткого требования оформлять именно ЭПЛ во всех случаях нет. Если перевозка подтверждается электронной транспортной накладной (ЭТрН) и электронным универсальным передаточным документом (УПД), составлять электронный путевой лист не требуется. ЭПЛ становится строго обязательным только тогда, когда ЭТрН не оформляется – например, при самовывозе продукции со склада поставщика.
Справка. Электронный путевой лист (ЭПЛ) – это цифровой аналог бумажного путевого листа, формат которого утвержден ФНС. Он состоит из нескольких файлов обмена (титулов), которые подписывают перевозчик, медицинский работник, технический специалист и другие участники процесса перевозки.
Для наглядности условия применения различных форматов документов приведены в таблице ниже.
|
Условия и вид перевозки |
Требуемый формат документа |
|---|---|
|
Транспортировка маркируемого алкоголя с оформлением ЭТрН и УПД |
ЭПЛ оформлять необязательно |
|
Транспортировка маркируемого алкоголя без ЭТрН (включая самовывоз) |
Оформление ЭПЛ строго обязательно |
|
Любые другие виды перевозок (пассажирские, служебные, грузовые без алкоголя) |
Допускается бумажный путевой лист или добровольный ЭПЛ |
Кто может продолжить использовать бумажные путевые листы
Для всех остальных видов деятельности обязанность переходить на электронный формат отсутствует. Организации, индивидуальные предприниматели и самозанятые граждане имеют право оформлять бумажные путевые листы при использовании собственного или арендованного транспорта для следующих целей:
- перевозка любых грузов, кроме подлежащего маркировке алкоголя;
- самовывоз обычных товаров от поставщиков;
- пассажирские перевозки и регулярные рейсы;
- служебные поездки руководства и командировки сотрудников;
- внутреннее перемещение материальных ценностей между филиалами.
Если компания решит отказаться от бумаги в пользу цифрового формата по собственному желанию, ей потребуется официально зафиксировать это решение.
Как добровольно перейти на электронный документооборот
Переход на добровольное использование ЭПЛ требует соблюдения определенной последовательности действий:
- Примите решение о переходе на электронный формат документов.
- Издайте официальный приказ руководителя о внесении изменений в учетную политику.
- Закрепите новые правила ведения документооборота в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета.
Важно! Организациям, подпадающим под обязательный переход, необходимо заблаговременно подготовить техническую базу: заключить договор с аккредитованным оператором ИС ЭПД, выпустить машиночитаемые доверенности (МЧД) для ответственных сотрудников и настроить смартфоны или планшеты водителей для оперативного обмена данными при прохождении предрейсовых осмотров.