В транспортном электронном документообороте используются разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Выбор зависит от документа, роли участника перевозки и интерфейса, в котором выполняется подписание.
Разберем, как грузоотправитель, перевозчик, водитель, грузополучатель и экспедитор подписывают электронные перевозочные документы, когда требуется машиночитаемая доверенность и как добавить МЧД в сервис. Отдельно рассмотрим работу с подписью в веб-интерфейсе, 1С, мобильном приложении и SAP, а также частые практические вопросы.
Виды электронной подписи и роли участников перевозки
Логистика отличается сложным набором сценариев подписания. В одном документообороте могут участвовать организации, индивидуальные предприниматели, водители, медицинские работники и представители по доверенности.
Основные роли и допустимые виды электронной подписи распределяются следующим образом:
| Участник перевозки | Допустимая подпись | Особенности |
|---|---|---|
| Грузоотправитель | КЭП или НЭП Госключа | Подписывает титул грузоотправителя |
| Перевозчик | КЭП или НЭП Госключа | Подписывает титулы после отметок водителя |
| Грузополучатель | КЭП или НЭП Госключа | Подтверждает приемку груза |
| Водитель | ПЭП или НЭП | Подтверждает прием и передачу груза |
| Экспедитор | КЭП или НЭП Госключа | Подписывает экспедиторские документы |
| Медицинский работник | Только КЭП | Ставит отметку в путевом листе перед выездом водителя |
Для грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя и экспедитора может использоваться любая квалифицированная электронная подпись. Если применяется неквалифицированная электронная подпись, законодательством предусмотрена именно НЭП Госключа, а не произвольная НЭП другого вида.
Один участник вправе совмещать несколько ролей. Однако каждый титул он подписывает тем видом электронной подписи, который предусмотрен для соответствующей роли.
Справка! ПЭП – простая электронная подпись, НЭП – усиленная неквалифицированная электронная подпись, КЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись. МЧД подтверждает полномочия физического лица действовать от имени организации или индивидуального предпринимателя.
Как подписывается электронная транспортная накладная
В простом сценарии электронной перевозки участвуют грузоотправитель, перевозчик, водитель и грузополучатель. Экспедитор в этой цепочке отсутствует, а обмен документами проходит через операторов, подключенных к ГИС ЭПД.
Последовательность оформления электронной транспортной накладной выглядит так:
- Грузоотправитель формирует транспортную накладную в своей информационной системе, подписывает свой титул КЭП и передает документ через оператора в ГИС ЭПД.
- Система информирует перевозчика и грузополучателя о созданном документе.
- Водитель при приемке груза открывает документ, как правило, на мобильном устройстве и подтверждает операцию ПЭП либо доступным в сервисе способом подписания.
- После отметки водителя перевозчик подписывает свой титул КЭП.
- Грузополучатель принимает груз и подписывает свой титул КЭП.
- Водитель подтверждает передачу груза ПЭП.
- После водителя перевозчик подписывает завершающий титул КЭП.
Таким образом, для водителя действует связка ПЭП плюс КЭП перевозчика. Водитель фиксирует фактическое действие, а организация-перевозчик квалифицированной подписью подтверждает соответствующий титул.
Обязательна ли МЧД в логистике
Машиночитаемая доверенность является одним из способов подтвердить полномочия представителя организации или ИП. Наряду с МЧД нормативные требования допускают бумажную доверенность и иные предусмотренные варианты подтверждения полномочий.
На сегодняшний день МЧД не является единственным обязательным способом подтверждения полномочий. Однако участники электронного документооборота могут устанавливать собственные требования к контрагентам.
Важно! Крупные торговые сети и другие контрагенты вправе включить использование МЧД в условия сотрудничества. Поэтому перед подключением к транспортному ЭДО следует проверить не только нормативные требования, но и договорные правила обмена документами.
Если к подписанию электронных перевозочных документов подключаются логисты, кладовщики или другие сотрудники, которые раньше не работали в ЭДО, вопрос выпуска электронной подписи рекомендуется сразу рассматривать вместе с оформлением МЧД.
Как указать полномочия в машиночитаемой доверенности
При оформлении МЧД важно корректно определить, какие электронные транспортные документы сможет подписывать представитель. В доверенности предусмотрены три варианта описания полномочий.
Полномочия в свободной форме
Доверитель может сформулировать полномочия обычным текстом. Для этого предусмотрено поле объемом до 10 000 символов, куда вносится свободная формулировка.
Такой вариант позволяет подробно описать права представителя, но его сложнее использовать для автоматической проверки в учетных и информационных системах.
Кодовые полномочия из классификатора
Кодовое полномочие имеет установленное содержание и, как правило, состоит из латинских символов и цифр. Классификатор размещен на Госуслугах и включает порядка 6000 различных полномочий.
В нем, например, предусмотрены полномочия на отправку определенной отчетности в ФНС или Росстат. Изменить формулировку либо дополнить ее собственными условиями нельзя.
Кодовые полномочия с ограничениями
Полномочия с ограничениями подходят для бизнес-сценариев, где необходимо учитывать документы, суммы, контрагентов, территорию или филиал. Они сохраняют преимущества кодового формата, но позволяют точнее настроить права конкретного представителя.
Для работы с электронными перевозочными документами можно сформировать полномочия по принципу конструктора:
- выбрать действие «Подписывать электронные документы»;
- указать транспортную накладную, заказ-заявку на перевозку и путевой лист;
- определить вид обязательства «Перевозка»;
- задать лимит по сумме;
- ограничить действие полномочий конкретным филиалом, контрагентом или территорией.
Такой подход снижает риск подписания представителем документов, которые не относятся к его должностным задачам. Создавать полномочия с ограничениями можно в сервисах для работы с МЧД, в том числе на портале ЦПР.
Какие подписи доступны в интерфейсах логистики
Набор доступных подписей зависит не только от документа и роли участника, но и от используемого интерфейса. Возможности веб-версии Контур.Логистики, модуля для 1С, мобильного приложения и SAP различаются:
| Интерфейс | Документ | Доступные подписи | Особенности |
|---|---|---|---|
| Веб | Транспортная накладная | ПЭП, КЭП на токене или в реестре компьютера, КЭП и НЭП Госключа | ПЭП доступна водителю и кладовщику для предварительного согласования |
| Веб | Заказ-заявка | КЭП на токене или в реестре, КЭП и НЭП Госключа | Предварительное согласование с помощью ПЭП не предусмотрено |
| Веб | Путевой лист | КЭП на токене или в реестре, КЭП и НЭП Госключа | Набор подписей аналогичен заказу-заявке |
| 1С | Все реализованные документы | КЭП на токене или в реестре компьютера | Для транспортной накладной можно настроить предварительное согласование кладовщиком |
| Мобильное приложение | Транспортная накладная | ПЭП водителя, Госключ для ИП и руководителя юрлица, КЭП на NFC-носителе для ИП и руководителя | Приложение на данный момент реализовано только для водителей |
| Мобильное приложение | Заказ-заявка | Госключ и NFC-подпись для ИП или руководителя юрлица | Можно согласовать второй титул перевозчика |
| Мобильное приложение | Путевой лист | ПЭП | Используется согласование документа |
| SAP | Реализованные документы | КЭП на токене или в реестре компьютера | Другие варианты подписания не заявлены |
Планы развития мобильного подписания
По планам, в июле-августе предполагается добавить для физических лиц КЭП и НЭП Госключа, а также расширить работу с NFC. Это должно позволить водителям как физическим лицам подписывать документы в интересах работодателя без дополнительного согласования со стороны перевозчика.
На четвертый квартал планируется разработка мобильного приложения для кладовщиков. Речь идет о работе с первым и третьим титулами транспортной накладной и последующем применении НЭП Госключа.
Важно! Дорожная карта продукта может меняться. Перед выбором схемы работы необходимо проверить фактическую доступность подписи для нужной роли, документа и интерфейса.
Как добавить МЧД при подписании в веб-интерфейсе
При подписании электронного документа пользователь сначала выбирает сертификат электронной подписи. После этого система предлагает указать ранее добавленную доверенность или загрузить новую.
Добавить МЧД можно двумя основными способами:
- найти доверенность в реестре по уникальному идентификатору;
- загрузить файлы доверенности с компьютера.
Поиск доверенности в реестре
Если МЧД зарегистрирована в реестре ФНС, у нее есть уникальный идентификатор. Пользователь вводит его в соответствующее поле, после чего сервис находит доверенность и показывает сведения о ней.
Найденную МЧД можно сохранить. При последующем подписании повторно вводить идентификатор не потребуется.
Загрузка XML и SIG
Машиночитаемая доверенность включает два основных файла. XML содержит структурированные сведения о доверителе, представителе и выданных полномочиях, а SIG содержит электронную подпись доверителя.
После загрузки обоих файлов сервис распознает доверенность и предлагает добавить ее в список. В дальнейшем пользователь сможет выбирать сохраненную МЧД при подписании документов.
В веб-интерфейсе также можно указать реквизиты бумажной доверенности, если организация продолжает использовать такой способ подтверждения полномочий.
Проверка полномочий перед подписанием
На одного сотрудника могут быть оформлены несколько МЧД от разных организаций или доверенности с разными полномочиями. Перед подписанием пользователь может открыть сведения и проверить, подходит ли выбранная доверенность для конкретного документа.
После подтверждения выполняется проверка электронной подписи и самой МЧД. Контрагент, получивший документ, также может открыть информацию о подписанте и убедиться, что у представителя были необходимые полномочия.
Как работать с МЧД в модуле для 1С
В модуле для 1С доверенность можно загрузить один раз и затем использовать повторно. Добавлением МЧД занимается пользователь с правами администратора.
Порядок загрузки включает следующие действия:
- Открыть вкладку «Настройки».
- Перейти в раздел «Машиночитаемые доверенности».
- Выбрать загрузку из файла или из Диадока.
- Проверить сведения о доверителе, представителе и сроке действия.
- Сохранить МЧД и указать ее в настройках подписания соответствующего пользователя.
Загрузка МЧД из ZIP-архива
Для загрузки из файла XML и SIG необходимо поместить в одну папку и заархивировать в формате ZIP. После этого архив добавляется в модуль.
В карточке загруженной доверенности отображаются ее идентификатор, сведения о доверителе и представителе, а также срок действия. Просроченную МЧД можно удалить.
Массовая загрузка доверенностей
Если администратор работает сразу с несколькими организациями и доверенности сотрудников уже добавлены в их карточки, можно воспользоваться функцией «Загрузить из Диадока». Система автоматически выполнит поиск доступных МЧД и добавит найденные записи.
При настройке подписания администратор указывает организацию, пользователя, электронную подпись и доверенность. МЧД выбирается из списка ранее загруженных документов.
Какие файлы входят в архив подписанного документа
Если электронный титул был подписан представителем по машиночитаемой доверенности, при скачивании архива пользователь получает документы, относящиеся как к самому титулу, так и к МЧД.
В архив входят следующие файлы:
- XML-файл подписанного титула;
- файл электронной подписи титула;
- XML-файл машиночитаемой доверенности;
- файл подписи доверителя к МЧД.
Этот комплект позволяет контрагенту дополнительно проверить документ, электронную подпись и полномочия представителя.
КЭП на токене, NFC и Госключ: что может действовать одновременно
У руководителя организации или индивидуального предпринимателя могут одновременно использоваться разные решения для хранения ключа. При этом важно различать обычный токен, NFC-токен и Госключ.
Правила параллельного использования выглядят следующим образом:
- КЭП на обычном токене и КЭП Госключа могут действовать одновременно;
- КЭП на NFC-токене и КЭП Госключа также могут существовать параллельно;
- обычный токен и NFC-токен рассматриваются ФНС как одно решение для хранения ключа;
- при замене обычного токена на NFC прежний сертификат на токене отзывается;
- замена токена не влияет на сертификат, который хранится в Госключе.
Таким образом, у ИП или руководителя может быть один действующий сертификат на физическом носителе и отдельный сертификат Госключа. Одновременно использовать два действующих сертификата ФНС на разных токенах не получится.
Подписание документов водителями и ИП-перевозчиками
Практический сценарий зависит от того, является ли водитель наемным работником или одновременно выступает индивидуальным предпринимателем-перевозчиком. Возможности мобильного подписания для этих ситуаций различаются.
ИП одновременно является водителем
Если индивидуальный предприниматель сам перевозит груз, он совмещает роли перевозчика и водителя. В мобильном приложении такой пользователь может подписать транспортную накладную Госключом ИП или КЭП на NFC-носителе, если соответствующая функция доступна.
Дополнительного участника в этом случае нет, поэтому отдельное предварительное согласование со стороны другого водителя не требуется.
У ИП работают водители
Для наемного водителя в данный момент применяется следующий сценарий:
- Водитель согласовывает документ в мобильном приложении с помощью ПЭП.
- ИП-перевозчик подписывает титул КЭП через веб-интерфейс, 1С или другой доступный интерфейс.
После реализации поддержки Госключа для физических лиц водитель сможет подписывать документы собственной электронной подписью.
Подписание сотрудником через веб-интерфейс
На сотрудника можно выпустить КЭП физического лица и оформить МЧД. В этом случае сотрудник сможет подписывать документы через веб-интерфейс в пределах предоставленных полномочий.
При этом права пользователя в информационной системе и полномочия в МЧД настраиваются отдельно. Сначала руководитель добавляет сотрудника и определяет доступные действия, а сам сотрудник выбирает доверенность при фактическом подписании.
Может ли представитель ИП подписывать транспортную накладную
Если грузополучателем или перевозчиком выступает индивидуальный предприниматель, его представитель вправе подписать транспортную накладную КЭП физического лица вместе с МЧД. В доверенности должны быть указаны соответствующие полномочия.
Для грузополучателя это может быть полномочие на приемку груза или оформление факта приемки. Формулировка должна соответствовать фактическому действию, которое выполняет представитель.
Важно! Передавать бухгалтеру, водителю или другому лицу ключ электронной подписи руководителя не следует. Корректный сценарий – собственная КЭП представителя, необходимые права в системе и МЧД с подходящими полномочиями.
Как оформить одну МЧД для сотрудника ИП
Индивидуальные предприниматели, как и юридические лица, могут создавать машиночитаемые доверенности в сервисе Контур.Доверенность и наделять полномочиями своих представителей. Если клиенту нужна только одна МЧД, можно использовать тариф сервиса на одну доверенность.
Пример! Для ИП, которому нужно оформить одну доверенность на сотрудника, в том числе на длительный срок, например на 3–5 лет, МЧД можно оформить 1 раз.
Бесплатно сформировать МЧД можно на портале ЦПР. Преимущество специализированного сервиса заключается в контроле доверенностей и возможности получать уведомления об окончании срока их действия.
Работа с электронными перевозочными документами
При внедрении транспортного ЭДО важно не только оформить электронные перевозочные документы, но и соблюдать установленный порядок их обмена между участниками перевозки.
Подробно порядок оформления титулов электронной транспортной накладной (Т1–Т4, Т7 и Т9), формирования QR-кода, действий при частичной приемке груза и обмена электронными перевозочными документами через роуминг операторов ЭДО разобран в отдельном материале.
Консультационная помощь при работе с МЧД
Отдел сопровождения информационных систем оказывает консультационные услуги по работе с государственными информационными системами, электронными подписями и машиночитаемыми доверенностями. Специалисты помогают настроить рабочее место, зарегистрироваться на государственных порталах и разобраться с дальнейшими действиями.
Поддержка доступна, в частности, по следующим направлениям:
- оформление и использование МЧД;
- подача уведомления в Роскомнадзор об обработке персональных данных;
- работа с системой маркировки «Честный знак»;
- работа с системой учета алкоголя;
- использование ГИС «Меркурий» для учета животной и растительной продукции;
- устранение ошибок электронной подписи и настройка государственных порталов.
Специалисты связываются с клиентом в течение суток, согласовывают дату и время консультации, а затем помогают сформировать МЧД или оказывают другую оплаченную услугу.
Основные рекомендации по работе с МЧД и электронной подписью
Выбор схемы подписания следует начинать с анализа роли пользователя, документа и доступного интерфейса. Это помогает избежать передачи чужих ключей, избыточных полномочий и нарушения установленной очередности оформления титулов.
Корректно настроенная электронная подпись и машиночитаемая доверенность позволяют автоматизировать транспортный ЭДО, подтвердить полномочия каждого участника и снизить риски при обмене электронными перевозочными документами.